Pridobivanje evidenc o posvojitvah je lahko dolgotrajna in težka naloga, saj je dostop do te evidence na splošno rezerviran za strani, vključene v postopek posvojitve. Enostavnost dostopa do evidenc o posvojitvah je pogosto odvisna od vrste informacij, ki jih iščete, in od tega, kdo jih išče. Zakoni, ki urejajo dostop do evidenc o posvojitvah, se od države do države razlikujejo, pri čemer nekatere države izvajajo strožje pravne omejitve kot druge.
Večina držav omejuje dostop javnosti do evidenc o posvojitvah, ko je postopek posvojitve končan, da se ohrani zaupnost vpletenih strani. Evidenca o posvojitvah je lahko zapečatena in je lahko dostopna samo tistim, ki so bili neposredno vključeni v postopek posvojitve, kot so rojena mati, posvojitelj ali posvojenec. Tudi tem posameznikom je dostop omogočen le z določenimi pogoji. Vse države imajo postopke, ki jih lahko stranke v posvojitvi upoštevajo, da pridobijo dostop do posebnih, omejenih informacij iz evidenc o posvojitvah. Nekatere države, vključno z New Yorkom in Rhode Islandom, lahko zahtevajo, da stranka, ki sprašuje, upošteva strožje zahteve, kot je registracija v registru posvojitev ali vložitev sodne peticije, preden se te informacije lahko odpečatijo.
Posvojitelji, posvojenci ali rojstni starši običajno lahko dostopajo do nekaterih neidentifikacijskih podatkov iz evidenc o posvojitvah, vključno s fizičnimi podatki rojstnih staršev in zdravstveno anamnezo. Na splošno se lahko posvojencu omogoči dostop do informacij, ki ne razkrivajo identitete, na pisno zahtevo, če je posvojenec star najmanj 18 let. Če posvojitelji iz zdravstvenih razlogov potrebujejo dodatne informacije o zdravju prvotnih staršev, bodo nekatere države dovolile registru posvojitev, da stopi v stik z rojstnimi starši v imenu posvojiteljev in zahteva več informacij. Dostop bioloških staršev do podatkov, ki niso identificirani, kot je zdravje posvojenca, je dovoljen v 28 državah, 15 zveznih držav pa bo odraslim biološkim bratom in sestram omogočilo pridobitev teh informacij.
Dostop do identifikacijskih podatkov ali informacij, ki lahko razkrijejo, kdo so rojstni starši in posvojenec, je v večini držav mogoče odobriti posvojiteljem, rojstnim staršem ali posvojencu, če je bilo zabeleženo predhodno soglasje posameznika, katerega podatki se zahtevajo. Če predhodnega soglasja ni, lahko države omejijo dostop do zapisov o posvojitvah, ki lahko razkrijejo identitete strank posvojitve, razen če se izkaže utemeljen razlog. V 36 državah lahko biološki bratje in sestre posvojenca zahtevajo in jim odobrijo dostop do takšnih zapisov, če je dano obojestransko soglasje.
Da bi ugotovili, ali je bilo soglasje podeljeno, je 30 držav uvedlo registre medsebojnega soglasja, ki strankam, ki iščejo informacije, omogočajo, da ugotovijo, ali jim je mogoče razkriti zapise o posvojitvah z medsebojnim soglasjem, ki je bil vložen pri državi. V nekaterih državah, ki še niso vzpostavile registra medsebojnega soglasja, je lahko tretja oseba ali agencija, znana kot zaupni posrednik, pravno pooblaščena za dostop do zapečatenih evidenc o posvojitvah z namenom iskanja rojstnih staršev ali sorodnikov in pridobivanja njihove privolitve. .