Popis je del osnovnega procesa odgovornega vodenja in nadzora poslovanja. Z rednim izvajanjem fizičnega štetja je mogoče zagotoviti, da so vse pomembne postavke ustrezno evidentirane in da so tekoči dokumenti, povezani z vrednostjo inventarja, točni. Tukaj je nekaj različnih načinov, kako so podjetja v preteklih letih obvladovala to vrsto nadzora materialov.
En časovno spoštovan pristop k popisovanju je znan kot štetje ciklov. Ta pristop, ki se je že vrsto let uporabljal v tekstilnih obratih, je zahteval redne fizične inventure dela materialov, shranjenih v trgovinah z oskrbo na ravni rastlin. Številna tekstilna podjetja upravljajo svoje zaloge z uporabo tako imenovanih kod materiala, kar je preprosto preprost način za kategorizacijo različnih komponent in materialov, ki so povezani s funkcijo določenega oddelka v tovarni.
Tipično štetje ciklov bi identificiralo omejeno število kod materiala za popis vsak koledarski mesec. Izbrane šifre materiala bi bile predmet fizičnega štetja, pri čemer bi se fizično preštela vsaka enota vsakega predmeta, navedena pod temi kodami. Rezultat štetja ciklov se primerja z evidenco o prejemih in izdajah teh postavk, vse razlike med obema pa se zabeležijo in uskladijo. Število ciklov je običajno strukturirano tako, da omogoča fizično štetje celotne zaloge tekom leta, in lahko pogosto olajša postopek usklajevanja materiala za letno polno zalogo.
Zahvaljujoč uporabi sodobne programske opreme je mogoče z veliko lahkoto tudi hitro popisati izbrano skupino artiklov. Na primer, izdelava izpisa količine pisarniškega materiala, ki bi morala biti pri roki, je zelo preprosta. Natisnjeno poročilo bo odražalo, koliko vsake postavke bi morale še čakati na izdajo določenemu oddelku od datuma, ko je poročilo izvlečeno. Ta pristop zahteva, da se vsi prejemki in izdaje zabeležijo v zbirki podatkov, preden se ustvari poročilo; v nasprotnem primeru bo štetje izklopljeno.
Mnoga podjetja uporabljajo proces, ki se močno opira na uporabo FIFO in LIFO. Okrajšave za prvi v, zadnji ven in zadnji v, prvi ven, se ta vrsta upravljanja zalog opira na natančno zabeleženo, kdaj prispejo artikli in kdaj so izplačani določenemu oddelku v podjetju. S tem pristopom se preostale enote določenega artikla fizično preverijo po tem, ko so dnevni prejemki in izdaje vneseni v bazo podatkov dobavne verige. Ta postopek malim podjetjem, ki morajo za davčne namene omejiti zaloge na minimum, pogosto omogoča, da vedno natančno vedo, kaj imajo pri roki, in da ukrepajo, če znatnega zneska danega predmeta ni mogoče obračunati.
Postopki zalog so lahko zelo dodelani ali zelo preprosti, odvisno od potreb podjetja. Z izbiro prave vrste sistema za sledenje in programske opreme ter z rednim fizičnim štetjem enot je mogoče zagotoviti, da so evidence materialov vedno točne. Tako je vrednotenje vseh vrst zalog, od surovin do končnih izdelkov, veliko lažje, kot bi bilo sicer.
SmartAsset.