Negativen denarni tok se v podjetju pojavi, ko odtok denarnih plačil presega priliv denarnih sredstev od prodaje. Najpogostejši razlogi za to težavo so visoki obratovalni stroški, nizek obseg prodaje, nepravilno stroškovno računovodstvo, slabe naložbe v sredstva in neprivlačne možnosti financiranja pri posojilodajalcih. Mnoga podjetja lahko izvedejo nekaj postopkov za izboljšanje denarnega toka. Če dovolite, da se negativni denarni tok poveča na nevzdržne ravni, se bo podjetje približalo bankrotu. V nekaterih primerih podjetje morda ne bo moglo odpraviti težav z denarnim tokom, zato je stečaj edina možnost.
Izkaz denarnih tokov je najpogostejše orodje, ki ga podjetja uporabljajo pri ugotavljanju, zakaj imajo težave z negativnim denarnim tokom. Ta izjava je potrebna za vsa podjetja, ki uporabljajo računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov. Večina podjetij uporablja računovodski sistem na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, saj imajo nacionalni računovodski standardi stroge zahteve za sistem nastanka poslovnega dogodka. Izkaz denarnih tokov ima tri dele: poslovanje, naložbe in financiranje. Vsak razdelek navaja posebne premike gotovine, ki jih bo podjetje doživelo v svoji življenjski dobi. Pregled te izjave lahko lastnikom in menedžerjem pomaga odkriti težave, povezane z negativnim denarnim tokom podjetja.
Visoki operativni stroški so eden od razlogov, zakaj ima podjetje lahko negativen denarni tok. Poslovni odhodki so prikazani v poslovnem delu izkaza denarnih tokov. Podjetja, ki preplačujejo za delo, surovine, komunalne storitve, vzdrževanje objektov in drugih predmetov, potrebnih za vodenje vsakodnevnega poslovanja, imajo večji potencial za negativni denarni tok.
Nizek obseg prodaje vodi tudi do negativnega denarnega toka. Če podjetje ne more prodati dovolj blaga na odprtem trgu, bo podjetje zagotovo imelo nizke denarne tokove. Slabe prakse stroškovnega računovodstva so lahko razlog za nizko prodajo in visoke obratovalne stroške. Podjetja, ki ne morejo učinkovito obračunati in razporediti stroškov na izdelke, ne bodo razumela, kako določiti cene izdelkov.
V naložbenem delu izkaza denarnih tokov lahko naložbe v osnovna sredstva pokažejo težave v zvezi z denarnimi tokovi. Nakup preveč osnovnih sredstev, ki podjetju ne bodo dodali vrednosti, bo povzročil takojšnje denarne tokove brez možnosti prihodnjih denarnih pritokov. To je lahko tako takojšnja negativna situacija denarnega toka kot dolgoročna težava z denarnim tokom.
Poglavje o naložbah je tesno povezano s finančnim delom izkaza denarnih tokov. Podjetja bodo pogosto potrebovala zunanje financiranje za pomoč pri plačilu osnovnih sredstev. Sklepanje posojil z visokimi obrestnimi merami, balonskimi plačili ali drugimi neugodnimi pogoji bo povzročilo visoka denarna plačila za posojila, ki jih mora podjetje plačati pred poslovnimi odhodki.