Zahtevek za povračilo je običajno potreben, ko posameznik plača določeno vrsto stroškov iz svojega žepa in želi izterjati znesek teh stroškov od delodajalca, ponudnika zavarovanja ali neke vrste ponudnika storitev. Natančen postopek vložitve zahtevka za povračilo se bo razlikoval, odvisno od politik in postopkov subjekta, ki zahtevo prejme. Običajno bo postopek vključeval potrebo po zagotovitvi podrobnih informacij o naravi stroškov, dokazila, da je strošek dejansko nastal, in zakaj je vlagatelj zapadel v plačilo.
Eden pogostejših primerov vložitve zahtevka za povračilo stroškov je vložitev zahteve za povračilo stroškov poslovanja v zvezi z izvajanjem naloge, ki jo naloži delodajalec. Delodajalci običajno zagotovijo poseben obrazec, ki ga je treba v celoti izpolniti, da prejmejo povračilo. Obrazec bo verjetno vseboval polja, ki bodo vključevala informacije, kot so datum nastanka stroškov, znesek stroškov in s čim so bili stroški povezani v smislu naloge, dodeljene zaposlenemu. Kot del dokumentacije o povračilu dela zaposleni običajno zagotovi potrdila, ki podpirajo postavke vrstic, vnesene v zahtevo za povračilo, kar delodajalcu olajša preverjanje vsakega posebej in zahtevo bodisi odobri bodisi zavrne.
Zahtevek za povračilo zahteva razumevanje in skladnost s politikami in postopki subjekta, ki prejme zahtevo za povračilo. To pomeni zagotoviti, da je zahteva predložena pravočasno in da so vsi dokumenti, potrebni za obdelavo, predloženi hkrati. Tudi če je zahteva oddana prek spleta, lahko prejemnik zahteva, da se potrdila o prejemu v tiskani obliki skenirajo v dokument in predložijo skupaj s spletno prijavo.
Poleg tega bo to, da si vzamete čas in razumete, katere vrste stroškov so dovoljene in katere ne, pomagalo pospešiti obdelavo in omogočiti vlagatelju, da hitreje prejme povračilo. Na primer, če politike delodajalca dovoljujejo kritje stroškov hotelske sobe, vendar ne dovoljujejo zabave v sobi, kot je izposoja filmov, bo odločitev, da teh stroškov ne vključi v zahtevo za povračilo, zmanjšala možnosti delodajalca zahteva, da se vloži spremenjena zahteva, ali delodajalec črta postavko in popravi stanje, ki zapade zaposlenemu. Večina delodajalcev zagotavlja posebne smernice v tiskani ali elektronski obliki, ki jih je mogoče videti, ko zaposleni izpolnjuje obrazec za zahtevo.