Upravljanje sredstev IT je upravljanje vseh virov informacijske tehnologije za podjetje ali organizacijo. Viri IT se nanašajo tako na strojno opremo kot na programske programe, ki jih organizacije uporabljajo za poslovanje. Ta sredstva podjetja lahko vključujejo računalniško opremo, mobilno opremo, digitalno opremo in programske aplikacije. Ustrezno obračunavanje poslovnih sredstev je bistvena naloga za podjetja in organizacije, vendar je sledenje premoženju lahko težavno. Pri razvoju procesa upravljanja premoženja IT morajo podjetja izvesti naslednje korake: opraviti temeljit popis, opraviti pregled kapitalskega načrtovanja, uporabiti programsko opremo za upravljanje premoženja in pregledati sam proces upravljanja premoženja IT.
Eden prvih korakov pri upravljanju premoženja IT je ugotoviti, katera sredstva ima podjetje ali organizacija. Najboljši način za dokončanje tega koraka je temeljit popis vseh ustreznih sredstev IT. Podjetja običajno sledijo naslednji strojni opremi: strežniki, računalniki, prenosni računalniki, monitorji, tiskalniki, faksi in skenerji. Ko gre za popisovanje programske opreme, bi morala podjetja zabeležiti programske aplikacije, ki jih imajo v lasti, in število licenc, povezanih z vsakim programom. Najlažji način za popis teh predmetov je, da vsakemu sredstvu dodelite številko in zabeležite, kje se nahaja.
Primarni cilj upravljanja premoženja IT je spremljanje virov IT organizacije in zagotavljanje, da je proračun za IT organizacije pametno porabljen. Dober način za dosego tega cilja je pregled kapitalskega načrtovanja. Ta pregled pomaga organizaciji načrtovati velike nakupe opreme za zamenjavo svoje obstoječe opreme, ko postane zastarela ali pokvarjena. Na ta način lahko organizacije postopoma uvajajo novo opremo in stroške razporedijo na več let, namesto da jih absorbirajo vse naenkrat.
Izvajanje popisa in pregleda kapitalskega načrtovanja je mogoče olajšati s programsko opremo za upravljanje premoženja. Namesto vzdrževanja inventarja na papirju ali v preglednici, lahko organizacije vnesejo svoje podatke o inventarju v sistem. Sistem lahko spremlja sredstva IT od pridobitve do odstranitve, nekatere sisteme pa je mogoče konfigurirati za odkrivanje nove strojne ali programske opreme, dodane v omrežje. Poleg tega lahko sistem spremlja, ali organizacija premalo ali preveč uporablja svoje licence za programsko opremo. Organizacije lahko znižajo stroške tako, da ne kupujejo neuporabljenih licenc, prav tako pa se lahko izognejo kaznim, ki izhajajo iz kršitve licenčnih pogodb.
Po vsakem ciklu upravljanja sredstev IT je lahko koristno pregledati sam proces upravljanja cikla. Organizacije lahko zagotovijo, da je njihov proces učinkovit in spremlja potrebna poslovna sredstva. Po nekaj ciklih lahko organizacije opazijo, da jim ni treba slediti določenim sredstvom, ampak morajo slediti drugim. Ta pregled lahko tudi razkrije, da mora organizacija svoje zaposlene bolje poučiti o ravnanju z opremo.
SmartAsset.