Upravljanje z osnovnimi sredstvi je računovodski proces, ki skuša slediti stanju sredstev podjetja, vključno z lokacijo, stanjem in drugimi značilnostmi vsakega sredstva. Ideja tega procesa je zagotoviti, da se finančne evidence podjetja nenehno posodabljajo, da odražajo dejansko stanje vseh osnovnih sredstev v smislu trenutne vrednosti. Odgovorno upravljanje osnovnih sredstev vključuje več korakov, vključno z uporabo tehnologije za prepoznavanje podobnih sredstev drugih, sledenje premikov teh sredstev z ene lokacije na drugo in izračun morebitne amortizacije, povezane z vsakim sredstvom v zaporednih davčnih obdobjih.
Eden ključnih elementov upravljanja osnovnih sredstev je vedno vedeti, koliko enot določenega opredmetenega sredstva ima podjetje v lasti. Na primer, proizvodno podjetje bi spremljalo število viličarjev v lasti in upravljanju kot del običajnega poteka poslovne produktivnosti. Namesto da bi preprosto vzdrževali število teh viličarjev, bi vsakemu sredstvu dodelili sledilno ali serijsko številko. Številka bi se uporabljala za identifikacijo sredstva v računovodskih evidencah in tudi za spremljanje, kateremu območju ali oddelku je trenutno dodeljeno posamezno dvigalo kot del postopka sledenja sredstvi. To podjetju omogoča, da vodi tekoči inventar in hitro prerazporedi sredstva na druga področja, kadar in po potrebi, ne da bi izgubili sledi, kaj se kje uporablja v celotnem poslovnem delovanju.
Sledenje gibanju sredstev je ključno za uspeh katere koli strategije upravljanja osnovnih sredstev. Glede na naravo podjetja je to lahko zelo preprost postopek, ki od zaposlenih zahteva uporabo prijave za prijavo, saj se oprema in druga poslovna sredstva premikajo iz enega oddelka v drugega. V drugih nastavitvah uporaba elektronskih optičnih bralnikov omogoča poročanje o premikih centralnemu sledilnemu objektu, s programsko opremo za upravljanje sredstev, ki se uporablja za prejemanje podatkov iz skenerjev in samodejno posodabljanje lokacije vsakega skeniranega sredstva. Uporaba sodobne tehnologije je še posebej koristna, kadar se opredmetena sredstva včasih prenašajo med objekti, saj skenerji omogočajo časovno in datumsko žigosanje vsakega premika, kar zagotavlja bistvene podatke za upravljanje zalog in odmero davkov za vsak objekt.
Pri upravljanju osnovnih sredstev ne gre le za spremljanje, katera sredstva so v lasti in kje se nahajajo. Postopek vključuje tudi oceno amortizacije, ki je nastala za vsako sredstvo v določenem davčnem obdobju. Tudi danes programska oprema močno olajša upravljanje procesa, saj se sprememba vrednosti identificira in zabeleži s programom. S tem je mogoče hitro določiti znesek dolgovanih davkov na sredstvo za posamezno obdobje. Posledično je podjetje sposobno vedno vedeti trenutno vrednost sredstev ter uporabiti pretekle podatke za dokumentiranje zahtevkov za amortizacijo, vloženih v preteklih davčnih obdobjih.
SmartAsset.