Najboljši nasveti za upravljanje dogodkov so delegiranje nalog, izbira primernega prizorišča, načrtovanje nepričakovanega in skrb za ključne ljudi. Glede na velikost dogodka bo morda vodja dogodka potreboval pomoč, da bi zmanjšal verjetnost napak. Izbira pravega prizorišča je zelo pomembna, saj so nekatere največje težave, ki se jim lahko izognemo, povezane s prizoriščem. Vodje dogodkov bi morali imeti tudi načrte za izredne razmere in vnaprej preizkusiti vso opremo. Za ključne ljudi, kot so govorci, zabavljači in izvajalci, je treba poskrbeti in jim poskrbeti, da se izognemo motnjam v urniku.
Prenos nalog je ključnega pomena za uspešno vodenje dogodkov, saj pomaga zagotoviti, da so zajeti vsi vidiki dogodka. Vodje dogodkov bi morali imeti usposobljeno ekipo, ki bo preverila, ali je bilo vse upoštevano, in bo na voljo za reševanje morebitnih težav. Za manjše dogodke je morda bolj praktično imeti pomočnika namesto ekipe za vodenje dogodkov.
Izbira prizorišča je odločitev, ki lahko povzroči ali prekine dogodek. Če stranka še nima v mislih prizorišča, bo moral vodja dogodka natančno ugotoviti, kaj stranka pričakuje, koliko ljudi naj bi prizorišče sprejelo in ali je treba upoštevati posebne premisleke. Delavnica lahko na primer zahteva več prostora, ker sta potrebna miza in stoli, medtem ko je govorni dogodek lahko na manjšem območju. Nekateri posebni premisleki, ki jih je morda treba upoštevati, so območja za strežbo hrane, dostop za invalide, namenski prostor za ples, prostori za zabavljače in varnostne funkcije za posebne učinke, kot je ognjemet.
Za vse, kar bi lahko šlo narobe, je treba izdelati načrte ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih, kot so okvare opreme, pozni zvočniki in slabo vreme. Ustvarjanje načrta za vsako možno napako lahko pomaga upravitelju dogodkov, da ostane miren, ko naleti na težavo. V primeru krize bodo varnostne kopije že na voljo in možnosti bodo na voljo.
Skrb za ključne ljudi je pomembna za preprečevanje zamud ali odpovedi. To lahko pomeni, da z letališča prevzamete zvočnike ali animatorje, poskrbite, da je njihova namestitev udobna, da jih upoštevate na dan dogodka in zagotovite, da so izpolnjene vse njihove potrebe in da so zadovoljni. Zadovoljevanje potreb govorcev ali zabavljačev jim bo pomagalo, da se hitreje umestijo in bodo bolj psihično pripravljeni na dogodek.
SmartAsset.