Na voljo je veliko različnih orodij za sledenje stroškov in ljudje bodo morda morali nekaj eksperimentirati, da bi našli metodo, ki ustreza njihovim potrebam. Pripravljenost preizkusiti več metod in dostop do preizkusnih različic programskih orodij je zelo koristna. Ljudje bi morali razmisliti tudi o tem, zakaj spremljajo stroške, saj jim to lahko pomaga najti najboljši način za vodenje svoje finančne evidence. Orodja, zasnovana posebej za davke, na primer, lahko delujejo drugače od tistih, ki so namenjena pomoči ljudem pri načrtovanju proračuna.
Ljudje lahko spremljajo stroške z uporabo računovodske programske opreme, vključno z različnimi integriranimi izdelki, ki lahko opravljajo stvari, kot je pridobivanje podatkov z bančnih računov. Svoje stroške lahko upravljajo tudi ročno, bodisi z uporabo polj za zapise v čekovni knjižici ali dnevniku računa ali vodijo knjigo stroškov. Nekateri ljudje najdejo vmesno pot z uporabo orodja, kot je računalniška preglednica, za upravljanje stroškov, tako da lahko prilagodijo postavitev in polja.
Nekatere stvari, o katerih je treba razmišljati pri izbiri metode za sledenje izdatkom, vključujejo, katere vrste stroškov se spremljajo, zakaj in kako bodo informacije uporabljene. Spremljanje gospodinjskih in poslovnih stroškov lahko na primer vključuje različne potrebe. Študent morda sledi stroškom za predložitev računovodstva skrbniškemu skladu za povračilo, medtem ko bi neodvisni izvajalec morda želel slediti izdatkom za namene ugotavljanja davčnih olajšav ob koncu leta.
Na splošno je priporočljivo spremljati stroške, ko nastanejo ali v rednih časovnih presledkih, na primer tedensko, namesto da se občasno vračate nazaj in obdelujete velike količine podatkov. Za ljudi, ki imajo s tem težave, je lahko v pomoč programski program, ki komunicira z bančnimi računi, saj bo vsa finančna dejavnost na teh računih takoj uvožena in ljudje bodo pozvani, da vnesejo podatke, kot je kategorizacija določene finančne dejavnosti. Za ljudi, ki morajo hraniti račune, je pomemben spremljevalni sistem za vložitev in organizacijo potrdil.
Ko ljudje spremljajo stroške za določen namen, se bodo morda želeli pogovoriti z računovodjo o svojih možnostih in najboljšem načinu za spremljanje svojih stroškov. To jim bo preprečilo, da bi pozneje morali znova opravljati delo; na primer, davčne olajšave so razdeljene v različne kategorije in če vemo, kaj so te kategorije in kaj jim ustreza, bo ljudem omogočilo, da prvič pravilno razvrstijo stroške. Podobno bi se morali ljudje, ki spremljajo stroške, da bi izpolnili pogoje sporazuma, kot so študenti, ki so odgovorni svojim staršem, ali zaposleni, ki spremljajo stroške delodajalca, z drugo stranjo pogovoriti o tem, kaj naj bi razvilo obojestransko zadovoljiv sistem. Za druge lahko obstajajo zakonske zahteve; oseba, ki upravlja skrbniški sklad, na primer, mora izpolnjevati stroge zahteve glede poročanja in vložitve, da bo upoštevala, kako se sklad uporablja.