Sledenje osnovnih sredstev je postopek, ki ga podjetja in organizacije uporabljajo za spremljanje vseh dolgoročnih ali osnovnih sredstev. Podjetja uporabljajo sledenje osnovnih sredstev kot del svojega računovodskega procesa in za preprečevanje kraj, za namene amortizacije in nadzora zalog. Poskušati čim bolje spremljati osnovna sredstva pomeni identificirati ta sredstva, določiti, kateri sistem uporabiti pri njihovem sledenju, in nenehno posodabljati informacije o sredstvih v sistemu za sledenje. S tem, da so vsi zaposleni v podjetju seznanjeni s sistemom, lahko tudi zagotovite, da bodo informacije o osnovnih sredstvih aktualne.
Prepoznavanje vsega, kar zahteva sledenje osnovnih sredstev, je lahko prvi izziv. Morda je najlažji način za to, da začnete spremljati vsa sredstva, ko pridejo v podjetje, začenši s 1. dnevom poslovanja, če ne prej. Priporočljivo je dodajanje informacij o novem osnovnem sredstvu v sistem za sledenje, preden sredstvo zapusti kupčeve roke. To zagotavlja, da sredstvo ne izgine, preden je njegova prisotnost sploh potrjena.
Sledenje osnovnih sredstev vključuje tudi izbiro sistema za sledenje, naj bo to preprost računalniški program, sistem črtne kode ali sistem oznak za radiofrekvenčno identifikacijo (RFID). Takšni sistemi lahko poenostavijo sledenje z vzpostavitvijo časovnega razporeda amortizacije in pripravo poročil in informacij, potrebnih za računovodske procese. Najboljši sistem sledenja za določeno podjetje bo tisti, ki je zasnovan tako, da obvladuje količino osnovnih sredstev, ki se spremljajo, ne glede na to, ali so velika ali majhna.
Eden od ključev za uspešno sledenje osnovnih sredstev je ažurnost informacij o sredstvih. Na primer, če je tovornjak naveden kot sredstvo podjetja, vendar je vsota v prometni nesreči, ni več sredstvo. Odstraniti ga je treba iz sistema za sledenje. Če tega ne storite, bi lahko vozilo še naprej štelo kot obdavčljivo sredstvo. Če je podjetje dovolj veliko in komunikacija prekine, lahko pomanjkanje ažurnih informacij o sledenju povzroči druge težave, če na primer zaposleni misli, da bo lahko službeno vozilo uporabil za službeno potovanje, ne zaveda, da ni več na voljo.
Enostaven način, da se prepričate, da je sledenje osnovnih sredstev najboljše, je vključitev zaposlenih v podjetju. Če bo zaposleni uporabljal sredstvo podjetja, se prepričajte, da ga ne more vzeti, ne da bi ga uradno preveril na svoje ime. Določite posledice za neuspeh uradnega preverjanja sredstva, ko ste končali z njim, in poudarite pomen opozarjanja na morebitne težave s sredstvom, takoj ko jih opazite. V nasprotnem primeru bi sistem za sledenje lahko netočno odražal, kdo je nazadnje imel avto in kje je bil, in to premaga pomemben namen prizadevanj za sledenje osnovnih sredstev.
SmartAsset.