Brez dobrega sistema za sledenje naročilom bi bilo težko ohraniti nadzor nad zalogo in stroški izdelkov. Naročila se lahko pošljejo po pošti, faksu, e-pošti ali preprosto pokličejo prodajalca. Obstajajo elektronska naročilnica, običajno med podjetji, pa tudi obrazec za enkratno uporabo, kot so tisti, ki se uporabljajo v maloprodajnih trgovinah. Nekatera podjetja uporabljajo splošno naročilnico za spremljanje nakupov za določene kategorije izdelkov. Sistem za sledenje naročilom, ne glede na njegovo obliko, bi moral biti zasnovan tako, da daje podjetju največ informacij za sprejemanje dobrih nakupnih odločitev.
Naročilo je komercialni dokument, ki ga nabavno podjetje pošlje prodajnemu podjetju, v katerem so navedeni izdelki, količine in cena. Gre za pogodbo in pravno ponudbo za nakup izdelkov in/ali storitev. Sledenje naročilu je pomembno za notranji nadzor podjetja.
Obrazec za naročilo mora vsebovati datum naročila in zahtevani datum, način pošiljanja ter ime in naslov prodajalca. Vsebovati mora tudi naročeni izdelek, ceno za vsak artikel in skupno ceno. Če je potrebno, je treba vključiti tudi prometni davek. Elektronsko ustvarjanje obrazcev za naročilnice v nekaterih podjetjih je lahko vezano tudi na zalogo, da se ohrani ravnovesje izdelkov pri roki.
Podjetje mora najprej vedeti, kaj je bilo naročeno. Pomanjkanje teh informacij lahko povzroči, da ima podjetje premalo zalog in ne more zadovoljiti povpraševanja svojih strank ali preveč zalog, kar zapravlja prostor in zmanjšuje denarni tok. Dober sistem za sledenje naročilom bo podjetju omogočil, da si takoj ogleda, kaj je bilo naročeno, in spremlja stanje naročil.
Podjetje, ki uporablja sistem za sledenje naročilom, zmanjšuje tudi možnost goljufij zaposlenih. Na primer, pomembno je, da imate vsako naročilo vnaprej določeno številko. To preprečuje možnost, da bi zaposleni naročal blago pri prodajalcu in izdelke uporabljal za osebno korist.
Podjetje pogosto uporablja avtomatiziran sistem za ustvarjanje in sledenje naročilom. Na ta način lahko podjetje vzdržuje katalog izdelkov, ki ga je mogoče razvrstiti po prodajalcu, izdelku in ceni. Poleg tega bo sistem izdelal bazo podatkov za shranjevanje seznama inventarja in ta seznam nenehno posodabljal. Na voljo je programska oprema, ki bo ustvarila obrazec za naročilo, spremljala neporavnana in dokončana naročila in celo analizirala nakupne trende, da bi pomagala pri pogajanjih o ceni s prodajalci.
Sistem za sledenje naročilom centralizira nakupe, kar preprečuje podvajanje. Elektronski sistem bo zagotovil tudi bazo podatkov o prodajalcih in omogočil pošiljanje naročil po e-pošti, da se odpravi odvečna dokumentacija. Upravljanje nabavnih naročil podjetju omogoča nadzor nad svojimi nakupi in omejevanje možnosti kraje.
SmartAsset.