Najboljši način za sledenje mobilnih sredstev je uporaba ustreznih kontrol za upravljanje zalog in avtomatiziranih računalniških aplikacij za inventar. Ta postopek zahteva revizijo in dokumentacijo sredstev, ki vključuje označevanje vsakega kosa opreme z identifikacijskimi oznakami. Te oznake uporabljajo edinstveno številko za vsako sredstvo. Številko je treba vnesti v mobilno aplikacijo za sledenje sredstev, kjer jo je mogoče zabeležiti in slediti za prihodnje revizije.
Eden najpomembnejših nasvetov za sledenje mobilnih sredstev je pravilno označevanje inventarja sredstev. To pomaga zagotoviti, da se novo kupljeni inventar dodeli zaposlenim v podjetju. Ko kupite novo napravo, jo je treba takoj označiti z identifikacijsko številko. Ko je naprava dodeljena posamezniku, je treba datum in ime dodeljene osebe spremljati z identifikacijsko številko v sistemu za sledenje sredstev.
Sistem za sledenje mobilnih sredstev bi moral za sledenje opremi uporabljati posebne radiofrekvenčne identifikacijske oznake (RFID). To je elektronska oznaka s črtno kodo, ki računalnikom omogoča branje identifikacijske številke z elektronskimi skenerji. Tehnologija RFID se v večini maloprodajnih trgovin uporablja za branje in polnjenje blaga na blagajni.
Prav tako je pomembno zagotoviti, da se za novo kupljeno opremo upoštevajo ustrezni postopki popisa. Vsakič, ko se kupi novo sredstvo, ga je treba spremljati in shraniti na varnem območju, ki ga upravlja skrbnik opreme. Te izdelke je treba takoj označiti z identifikacijsko številko in jih shraniti v varni prostor za shranjevanje opreme.
Pomembno je imeti dosledno lokacijo za identifikacijske oznake na vseh mobilnih sredstvih. Običajno je najboljše mesto za namestitev identifikacijske oznake na mobilne naprave v predelu za baterije. To zagotavlja, da je oznaka na neopaznem območju in da jo je težko odstraniti. Z uporabo dosledne lokacije bodo bodoči revizorji lažje našli in zabeležili identifikacijsko številko za vsako sredstvo.
Učinkovito sledenje mobilnih sredstev zahteva letno revizijo opreme. To je priložnost, da preverite, ali so sredstva dodeljena pravemu posamezniku v sistemu za sledenje, in zagotovite, da vsa oprema deluje. Večina podjetij načrtuje revizije zalog med sezono priprave davkov, da zagotovi, da se postopek zgodi enkrat letno.
Ko mobilna sredstva postanejo okvarjena ali pokvarjena, se običajno zamenjajo z novo opremo. Med tem postopkom zamenjave mora biti sredstvo označeno kot odstranjeno v sistemu za sledenje mobilnih sredstev. To zagotavlja, da je sistem popisa vzdrževan in natančen za letne revizije.
SmartAsset.