Obstaja več različnih načinov za skupno rabo dokumentov med več računalniki ali uporabniki, najboljši nasveti za takšno skupno rabo datotek pa so pogosto odvisni od uporabljenih metod. Za skupno rabo dokumentov med računalniki, povezanimi v lokalnem omrežju (LAN), na primer, morajo uporabniki zagotoviti, da so datoteke pravilno nastavljene za skupno rabo, in naj vzpostavijo mape, zlasti za datoteke v skupni rabi. Če nekdo uporablja spletno mesto ali storitev za gostovanje datotek v internetu, mora biti prepričan, da si zabeleži dinamični naslov svojih datotek in razmisli o količini prostora za shranjevanje, ki ga morda potrebuje. Ko uporabljate storitev za skupno rabo datotek za skupno rabo dokumentov, je treba paziti, da se izognete datotekam, ki bi lahko bile okužene z zlonamerno programsko opremo ali ki kršijo zakone na določenem območju.
Skupna raba dokumentov je običajno sestavljena iz skupne rabe računalniških datotek med dvema ali več sistemi ali uporabniki. Eden najpreprostejših načinov za skupno rabo dokumentov je ustvariti LAN med dvema ali več lokalnimi računalniki, običajno z uporabo neposrednih povezav Ethernet ali usmerjevalnika. Ko je to ustvarjeno, lahko datoteke nastavite na možnost skupne rabe v lastnostih vsakega dokumenta, kar omogoča dostop do njih drugim v omrežju. Pogosto je za vsakega uporabnika najlažje ustvariti mapo posebej za skupno rabo dokumentov, nato pa te dokumente shraniti v mapo, da jih drugi uporabniki lažje najdejo.
Obstajajo tudi spletna mesta, ki jih je mogoče enostavno uporabiti za skupno rabo dokumentov. Ta gostiteljska mesta uporabnikom omogočajo nalaganje datotek in nato ustvarjanje povezav, ki jih je mogoče uporabiti za skupno rabo teh datotek z drugimi. Nekdo, ki uporablja takšno spletno mesto, bi moral dokumentirati povezave do datotek. Ker so na voljo različne storitve, bi morali vsi, ki jih ta način deljenja dokumentov zanima, poiskati tudi storitev, ki zagotavlja ustrezno shranjevanje.
Skupno rabo dokumentov je mogoče doseči tudi z uporabo programa ali storitve za izmenjavo datotek. Ta vrsta programa običajno omogoči dostop do skupnih dokumentov drugim uporabnikom, zato morajo uporabniki paziti, da se zasebni ali občutljivi dokumenti ne delijo prek takšne storitve. Datoteke v teh storitvah za skupno rabo so lahko poškodovane ali okužene z zlonamerno programsko opremo in virusi, zato je potrebna previdnost pri prenosu datotek in dokumentov prek takšne storitve. Skupna raba dokumentov, ki so zaščiteni z avtorskimi pravicami, razen lastnika te avtorske pravice, je lahko na mnogih področjih nezakonita, zato morajo biti uporabniki previdni, da ne kršijo zakonov o avtorskih pravicah v svoji državi.