Pri pripravi mesečnega izkaza poslovnega izida je pomembno, da je natančen in dostopen. Informacije, predstavljene na njem, morajo biti ustrezne in popolne, kar pomeni, da je pravilno obračunavanje in sledenje prihodkov in odhodkov ključnega pomena. Barvno kodiranje pogosto olajša iskanje in branje informacij, zlasti neto dohodek, ki je običajno izražen s črno ali rdečo. Medtem ko je mesečni izkaz poslovnega izida mogoče ustvariti na papirju, je morda lažje uporabiti programsko opremo, kot je preprosta preglednica za hitro vnašanje vrednosti in izračun rezultatov.
Ustvarjanje mesečnega izkaza poslovnega izida je pomembno za vsako podjetje ali posameznika, ki želi spremljati izdatke in videti, kako se prihodki primerjajo s stroški. Ena najpomembnejših stvari pri tem dokumentu je, da mora biti popoln in natančen, sicer je neuporaben. Za posameznika je treba upoštevati vse vire dohodka, kot so zaposlitev, donosnost naložb in najemnina za nepremičnino. Podjetja morda bolj upoštevajo prihodke v mesečnem izkazu poslovnega izida, vendar je prav tako pomembno, da so vsi vključeni.
Na tem dokumentu morajo biti tudi vsi izdatki, s katerimi se sooča oseba ali podjetje. Vhodni denar je pomemben, vendar ga je treba primerjati s sredstvi, ki odhajajo. Najemnina, komunalni računi in stroški hrane so vsi primeri stroškov, ki jih mora posameznik upoštevati. Podjetja, ki pripravljajo mesečni izkaz poslovnega izida, bi morala upoštevati plačo zaposlenih, režijske stroške in plačila prodajalcem, ki so vsi pomembni stroški.
Te informacije je lahko težko slediti ali prebrati, ko so del mesečnega izkaza poslovnega izida, in barvno kodiranje lahko to pomaga odpraviti. Vse stroške določene vrste, kot so različni računi, ki so podobni, vendar iz različnih virov, je mogoče dokumentirati v eni barvi. Podobno je mogoče uporabiti eno določeno barvo za označevanje določene vrste dohodka, kot so plačila, prejeta od najemnikov v različnih najemnih nepremičninah. Neto vrednost za vsak mesec za dohodek ali prihodek je običajno barvno označena, pri čemer črna označuje dobiček za mesec, rdeča pa izgubo.
Z računalniško programsko opremo je lahko tudi lažje ustvariti mesečni izkaz poslovnega izida. Za izdelavo tiskane kopije tega dokumenta lahko uporabite grafični papir ali knjige s stolpci, vendar to ni vedno praktično. Programi za preglednice so pogosto odlična izbira za ustvarjanje teh zapisov. Takšna programska oprema lahko običajno izračuna vrednosti in naredi izdelavo mesečnega izkaza poslovnega izida hitro, enostavno in natančno.