Ko pišete pismo o oceni uspešnosti, bi moral nekdo razmisliti o namenu pisma v širšem kontekstu in ocenjevanemu posamezniku zagotoviti informacije, ki so koristne in smiselne. Obstajajo številni pristopi, ki se lahko uporabljajo pri ocenjevanju uspešnosti posameznika, vključno s kvantitativnimi in kvalitativnimi metodami, čeprav je vrednotenje, ki vključuje oboje, običajno najbolj učinkovito. Tisti ljudje, ki so predmet pisma o oceni uspešnosti, kot so zaposleni v podjetju, bi morali razumeti tudi posledice slabe ocene ali nagrade za odlično, kot so poskusni ukrepi in napredovanje v karieri.
Namen pisma o oceni uspešnosti bi moral vplivati na dejansko ustvarjanje tega pisma. Nekdo, ki na primer piše pismo za oceno uspešnosti zaposlenega na letni ravni, bi moral vključiti informacije, ki so koristne za ocenjeno osebo kot stalno zaposlenega. Po drugi strani pa pismo o oceni uspešnosti, napisano kot priporočilno pismo, običajno ni namenjeno spodbujanju izboljšav zaposlenega, temveč poudarjanju njegovih prednosti in slabosti. Osebo, ki jo piše, lahko vodi razumevanje tega primarnega namena pisma.
Ko nekdo, ki piše pismo o oceni uspešnosti, razume namen, mora izbrati najboljšo možno metodo ocenjevanja. V nekaterih primerih je treba razmisliti o kvantitativni oceni, ki se ukvarja s posebnimi številkami, kot so podatki o prodaji ali čas, porabljen za projekt. Vseh delovnih mest pa ni mogoče kvantitativno analizirati, zato je morda bolje uporabiti pismo o kvalitativni oceni uspešnosti, ki obravnava opažanja in poglede drugih, da se upoštevajo prednosti in slabosti osebe. Vsaka od teh metod ima svoje pomanjkljivosti, zato mnogi ocenjevalci raje uporabljajo obe skupaj za učinkovitejše vrednotenje.
Ko nekdo piše pismo o oceni uspešnosti, bi moral tudi zagotoviti, da subjekt ocenjevanja razume pomen procesa. Če so zaposleni v podjetju običajno upravičeni do napredovanja na podlagi rezultatov takšne ocene, potem bi morali to razumeti. Namen pisma o oceni uspešnosti ni presenetiti zaposlene ali druge z analizo njihovega dela, temveč jim zagotoviti koristne in smiselne povratne informacije glede njihove uspešnosti. Nepoštene ocene ali prakse napredovanja lahko privedejo do nezadovoljstva zaposlenih, izgube delavcev in celo tožb; Ocenjevalec mora paziti, da zagotovi uporabo metod, ki zagotavljajo pošteno in nepristransko analizo veščin, v kombinaciji z jasno komunikacijo, ki zaposlenim pomaga razumeti, kaj se od njih pričakuje.
SmartAsset.