Obstaja nešteto načinov za ustvarjanje in vzdrževanje organiziranega delovnega mesta. Upoštevanje najboljših nasvetov za organizacijo delovnega mesta lahko prihrani čas, sprosti zaposlene in poveča raven produktivnosti. Če naredite nekaj sprememb v načinu ravnanja s papirji, okrasite pisarno, uporabljate mizo in delate na računalniku, lahko uživate v učinkovitejšem delovnem mestu. Nekateri nasveti vključujejo uporabo dnevnih seznamov opravil, urejenost datotek, zmanjševanje nereda na delovnem mestu in vzdrževanje urnika na koledarju.
Organizacija delovnega mesta je odvisna od tega, da imate predmete tam, kjer jih potrebujete, ko jih potrebujete. Ocenjuje se, da zaposleni izgubijo približno eno uro na dan, ko poskušajo najti predmete, ki so potrebni za dokončanje nalog. Če se držite sistema organizacije delovnega mesta, lahko zmanjšate količino časa, izgubljenega vsak dan, če preprosto poskušate najti predmete. Kot navada zaključite vsak dan tako, da naredite sezname nalog, ki jih je treba opraviti naslednji dan, in začnite naslednji dan s pridobivanjem vseh potrebnih materialov. Označite opravila s seznama, ko jih dokončate; tako se boste čez dan osredotočili na raven produktivnosti.
Datoteke naj bodo urejene vsi, ki jih zanima organizacija delovnega mesta. Ločite različne datoteke in jih shranite v ustrezne mape. Izogibajte se naključnemu vlaganju dokumentacije ali puščanju datotek iz map dlje, kot je potrebno. Naj bo osebni cilj, da vložite kos papirja takoj, ko se dotakne vaših rok.
Ustvarite več prostora na svojem delovnem mestu. Nered, vključno s pohištvom ali dekorjem, lahko negativno vpliva na zmožnost zaposlenega, da se osredotoči. Razmislite o odstranitvi nepotrebnih kosov pohištva, da ustvarite več prostora in prostora za razmišljanje. Če menite, da se vaša pisarna zdi preveč gola, razmislite o zamenjavi pohištva z bolj organizacijskimi orodji, kot so predali. Podobno poskusite povečati prostor na mizi tako, da odstranite predmete, ki se ne uporabljajo redno, in počistite mizo ob koncu vsakega dneva.
Zavedajte se, da organizacija delovnega mesta obsega več kot le fizične predmete. Organizirati je treba tudi digitalne podatke, pa tudi fizične predmete. Ustvarite digitalni sistem, ki je smiseln za vas in vaše podjetje, in ga implementirajte. Vsak sistem, ki olajša pridobivanje pomembnih informacij, je lahko koristen za vaše delovno mesto.
Današnja digitalna družba lahko zaposlenim olajša uporabo koledarjev na računalnikih ali digitalnih napravah, če pa se ti digitalni dokumenti izgubijo, jih je težko pridobiti. Papirnati koledarji zagotavljajo fizično dokumentacijo nalog, projektov, sestankov in nalog. Koledarji morajo biti dovolj veliki, da ustrezajo potrebam svojega imetnika; na primer, če vodja vodi koledar, bi moral razmisliti o nakupu koledarja, ki mu lahko pomaga pri spremljanju zaposlenih. Tudi digitalne koledarje je mogoče hraniti, vendar naj dopolnjujejo fizične koledarje in se ne uporabljajo namesto njih.
SmartAsset.