Poslovni proces je zaporedno število dogodkov, skozi katere gredo podjetja, da dokončajo nalogo ali dejavnost. Optimizacija poslovnih procesov je sestavljena iz načrtovanja, modeliranja, izvajanja in spremljanja vsakega procesa. Vsak od teh posameznih korakov prispeva k splošni optimizaciji proizvodnje ali pomožnih dejavnosti podjetja. Končni rezultat bi moral biti uporaba manj virov za proizvodnjo enakega rezultata, doseganje višje produktivnosti zaposlenih in ustvarjanje ali izboljšanje višje splošne vrednosti za podjetje.
Optimizacija poslovnih procesov se začne z zasnovo procesa. Lastniki in menedžerji morajo imeti v mislih cilj za vsako poslovno dejavnost. Če dovolite, da se te dejavnosti izvajajo brez pregleda za daljša časovna obdobja, lahko povzročijo, da bodo zaposleni preprosto opravili predloge za dokončanje poslovnih procesov. Podjetja si morajo postaviti cilje, ustvariti operativne standarde in prepoznati ozka grla za izboljšanje celotnega poteka dela. Odstranitev teh ozkih grl pri oblikovanju poslovnega procesa lahko tudi odpravi presenečenja pozneje pri izvajanju procesa.
Modeliranje je vrsta analize “kaj-če”. Lastniki in menedžerji morajo razmišljati o načinih za izboljšanje delovnih pogojev in izboljšanje ravni produktivnosti zaposlenih in strojev. Pogoste vrste analize “kaj-če” vključujejo zmanjšanje količine virov, potrebnih za ustvarjanje izdelka, in zmanjšanje režijskih stroškov objektov. Če ti pogoji vodijo do enake ali boljše kakovosti izdelka, potem je analiza resnična; če je rezultat slabši, je analiza napačna. Modeli so lahko operativni ali finančni, odvisno od vrste dejavnosti, ki se meri za optimizacijo poslovnih procesov.
Izvedba dejavnosti je bistvenega pomena tudi pri optimizaciji poslovnih procesov. Podjetja morajo najprej zagotoviti, da imajo potrebno kvalificirano delovno silo za opravljanje nalog in dejavnosti. Na primer, optimizacija poslovnega procesa lahko povzroči večjo potrebo po posameznikih s tehničnim znanjem. Proizvajalci lahko zahtevajo proizvajalce s posebnim znanjem o tehnikah varjenja za izboljšanje proizvodnje opreme. Proizvajalec bo morda moral razviti tudi vrsto korakov v proizvodnem procesu za izboljšanje proizvodnega procesa opreme, kar posledično povzroči izboljšan potek dela.
Spremljanje je stalna vodstvena dejavnost, ki nadzira proces optimizacije poslovnih procesov. Lastniki in menedžerji morajo zagotoviti, da optimizacija dobro deluje v podjetju in še naprej ustvarja dodano vrednost. Podjetja lahko uporabljajo finančne kazalnike, standardna merila uspešnosti v panogi, primerjalna poročila s prejšnjimi preteklimi rezultati ali druge vrste podatkov, da zagotovijo, da poslovni procesi še naprej dodajajo vrednost podjetju in izboljšujejo splošne delovne pogoje v podjetju.
SmartAsset.