Pri najemanju glasbenikov v živo za dogodek je treba upoštevati več dejavnikov. Nastop glasbenikov v živo lahko vpliva na splošen uspeh dogodka, zato je treba raziskati ugled glasbenikov in stil izvajanja, preden se strinjate z njihovim najemom. Glasbeniki v živo bi morali priskrbeti svojo osnovno opremo in ponuditi seznam pesmi ali glasbene izbire, med katerimi lahko izbirajo stranke. Da bi zaščitili obe strani, bi morala biti zavezujoča pogodba del postopka zaposlovanja.
Za ustvarjanje želenega vzdušja je treba izbrati ustrezne glasbenike v živo. Določiti je treba, ali bodo glasbeniki v živo predstavljali zabavo ali pa bodo preprosto poskrbeli za glasbo v ozadju skozi celoten dogodek ali le del. Tipični glasbeni ansambli vključujejo jazz trio, trobilni ali sting kvartet ali duet flavte in harfe. Med kategorijami inštrumentov lahko izbirate vključujejo pihala, trobila, godala in glas. Če bo klavir del glasbenega nastopa v živo, je treba določiti njegovo umestitev in ga tudi uglasiti.
Običajno je najboljše glasbenike mogoče izbrati tako, da se pogovorite z drugimi ljudmi, ki so za podobne priložnosti najeli glasbenike v živo. Če je mogoče, bo udeležba na nastopu na drugi lokaciji zagotovila, da bodo glasbeni slog in glasbeni izbori primerni za načrtovani dogodek. Prav tako je pametno, da posamezniki zahtevajo seznam skladb ali se pozanimajo, ali so glasbeniki v živo sposobni »pokriti« glasbeni katalog določenega izvajalca ali izvesti določen slog ali zvrst glasbe.
Če navedete vse pomembne podrobnosti pogodbe o najemu pred podpisom, lahko prihranite dragoceni čas, pa tudi morebitne frustracije, ki jih povzročijo nesporazumi pozneje. To bo tudi zagotovilo, da bodo glasbeniki na voljo na želeni datum in uro ter da bodo njihovi stroški v okviru proračuna. Najbolje je, da se vnaprej dogovorite o vseh podrobnostih, kot so pristojbine za izvedbo, depozit ter vrsta in dolžina nastopa. Kot varno za napake je pameten korak pridobiti podrobnosti v pisni obliki in določiti dogovor v primeru, da katera koli stran ne bo izpolnila svojega konca sporazuma.
Za nastop v živo bo morda potrebna dodatna odrska oprema. Morda bo potrebno usklajevanje med glasbeniki v živo in lastnikom ali upraviteljem prizorišča, da se zagotovi vsa potrebna oprema za nastop. Prav tako je pametno, da posamezniki obiščejo prizorišče, da zagotovijo, da je na voljo dovolj velik odrski prostor za glasbenike za varno in udobno nastopanje ter da so na voljo ustrezne električne vtičnice in razsvetljava. Koristno je tudi, da se glasbenikom v živo omogoči dostop do prizorišča, ki se postavi pred časom nastopa.