Nemoteno načrtovanje delovnega toka lahko poveča dobičkonosnost podjetja in povzroči učinkovitejše delovno mesto. Prvi namig za doseganje optimalnega razporejanja delovnega toka je natančno definiranje procesov, ki so vključeni v potek dela. Včasih ti procesi že delujejo v trenutni shemi proizvodnje. V drugih primerih je treba postopek definirati prvič. Opredelitev procesa vključuje razčlenitev in naštevanje vsakega dejanja, ki ga izvajajo mehanizirana sredstva in osebje. Le z razumevanjem medsebojnega delovanja vključenih dejanj je mogoče doseči izboljšanje učinkovitosti procesa.
V tehničnem pomenu besede je proces zaporedje kronološko povezanih nalog, ki se skupaj izvajajo za dodajanje vrednosti s predelavo vira v rezultat. Ta rezultat se lahko pozneje uporabi v drugem procesu in tako naprej, saj vsak korak doda vrednost končnemu rezultatu. Primer naloge poteka dela je lahko zaposleni, ki pregleda naročilnico. Proces bi na primer sestavljali vse naloge, povezane z nakupom artikla. Če je vsak proces pravilno definiran, bo celotna interakcija proizvodnje z uporabo strojev in ljudi dosegla višjo raven produktivnosti.
Do neke mere so najboljši nasveti za načrtovanje delovnega toka odvisni od vrste delovnega toka, ki je načrtovan. V mnogih primerih je pomemben namig vlaganje v tehnologijo upravljanja dokumentov, ki lahko odpravi ali zmanjša, kolikokrat mora osebje ravnati s kosom papirja. Hkrati se poveča tudi učinkovitost pri preprečevanju časa, porabljenega za iskanje napačne dokumentacije. Skeniranje dokumentacije za vnos v računalnik ne poveča nujno učinkovitosti delovnega toka, zlasti če ti elektronski procesi podvajajo enake neučinkovitosti, ki so se pojavile pri ravnanju s papirnatimi kopijami.
Drug nasvet je, da pri nameščanju novega sistema programske opreme za vodenje projektov načrtujete previdno. Dovolite osebju dovolj časa za usposabljanje. Zapiranje celotne operacije za en teden, da bi se osebje usposobilo za novo vrsto procesov, se morda zdi skrajno. Če pa ima za posledico ustrezno usposobljene zaposlene, ki so zadovoljni z novim sistemom razporejanja delovnih tokov, je to morda pametna naložba, ki se sčasoma amortizira.
Splošni nasvet, ki velja za številne elemente poslovanja, ne samo za načrtovanje delovnega toka, je vlaganje v korporativno kulturo, ki delavcem omogoča, da vidijo sebe kot bistvene dele procesa delovnega toka. Pomen komunikacije pri načrtovanju delovnega toka je ključnega pomena, da se izognemo degradaciji procesa, saj ima človeška kultura izjemen vpliv na to, kako dobro bo načrtovanje delovnega toka dejansko delovalo v resničnem svetu. Kar se v shemi zdi optimalno, se lahko zaradi človeškega dejavnika na delovnem mestu razvije in spremeni na nepričakovane načine.
SmartAsset.