Potek dela opisuje korake procesa. V večini primerov se izraz uporablja za opis modela dela. Na primer, vodja v zavarovalnici, ki upa, da bo izboljšal učinkovitost, bi lahko analiziral potek dela, ki vključuje oddelke, skozi katere gre zahtevek, hitrost, s katero poteka zahtevek, in gladkost komunikacije med različnimi oddelki. Ko vodja vadi izvajanje poteka dela, uvaja nov postopek v vsakodnevno poslovanje organizacije. Najboljši nasveti za izvajanje poteka dela običajno vključujejo načrt ali model, ki obravnava pretekle pomanjkljivosti, vključitev nove tehnologije in usposabljanje zaposlenih.
Da bi bil prepričan, da je uvedba novega delovnega toka vredna truda, se mora vodja najprej zavedati, kako je bil prejšnji sistem pomanjkljiv. V večini primerov potek dela ni učinkovit, če povzroči odpadke in povečane stroške. Zapravljen čas med fazami procesa, nejasna komunikacija med oddelki in nizi podatkov, ki si nasprotujejo, so lahko simptomi napačnega modela delovnega toka. Te težave upočasnijo proizvodnjo, povzročijo zlorabo delovne sile in tehnologijo, ki ni optimalno uporabljena.
Vodja, ki se ukvarja z izvajanjem delovnega toka, bi moral navesti obstoječe težave in poiskati, kje v sistemu se te težave pojavljajo. V nekaterih primerih lahko ustvarjanje novih protokolov zmanjša število napak in primerov netočnih informacij. Učinkovitost procesov se lahko pogosto izboljša z uvedbo nove tehnologije.
Dober nasvet za menedžerje, ki se ukvarjajo s kompleksnimi procesi, je uvedba programske opreme, ki omogoča avtomatiziran potek dela. Ta način izvajanja poteka dela zahteva, da vodja ustvari model procesa, ki ga lahko nato vnese v računalniški program. Večina programske opreme uporabnikom omogoča dostop do dokumentov s predlogami in jim omogoča prilagajanje vmesnikov za potrebe organizacije. Samodejni potek dela je še posebej uporaben v kontekstih, v katerih dokumenti dan za dnem potekajo skozi podobne faze, kar omogoča urejen in učinkovit potek dela.
Z izvajanjem delovnega procesa se pojavi potreba po usposabljanju zaposlenih. Številni menedžerji ugotavljajo, da večina delavcev sprejema nove modele delovnega toka, če jim omogoči razumevanje, kako je lahko nov model učinkovitejši od starega procesa. Nekateri delavci so lahko sprva odporni, čeprav jim lahko osnovne tehnike vodenja in poslovne motivacije pogosto pomagajo pri sprejemanju novih praks.
Vodje, ki izvajajo nove modele delovnega toka, naj to počnejo počasi, tako da imajo delavci dovolj časa za učenje nove tehnologije. Pred popolno izvedbo je treba oceniti usposobljenost zaposlenih pri uporabi nove tehnologije. Podobno je treba nove modele poteka dela pogosto prilagajati s poskusi in napakami. To pomeni, da ima upravljavec lahko koristi od pilotiranja procesa na manjših območjih, nato pa postopoma širi izvajanje.
SmartAsset.