Izpolnjevanje vloge za potni list je lahko dolgočasen postopek, ena sama napaka pa lahko upočasni izdajo dokumenta, kar lahko moti potovalne načrte. Približno 80 odstotkov svetovnih držav zahteva, da tuji obiskovalci pred vstopom predložijo veljaven potni list. Najboljši nasveti za izpolnjevanje vloge za potni list vključujejo lepo pisanje, pozorno branje navodil, zgodnjo prijavo, uporabo ustreznega sloga fotografije za potni list in zagotovitev, da so vsi potrebni dokumenti vključeni v vlogo.
Potniki naj začnejo postopek prijave za potni list vsaj 90 dni pred datumom odhoda, po možnosti pa še prej. Postopek prijave je odvisen od zasedenosti regionalnega urada za potne liste. Čeprav mnogi ljudje dobijo svoje potne liste v nekaj tednih, je bolje, da so previdni, kot da jih na dan odhoda ujamejo brez potnega lista. Prošnje za podaljšanje potnega lista je treba vložiti med osmimi in 11 meseci pred iztekom njihove veljavnosti, ker številne države zahtevajo, da potni listi potnikov potečejo vsaj šest mesecev.
Obstaja več različnih vrst vlog za potni list, vključno z eno za otroke, eno za podaljšanje in eno za tiste, ki prvič prosijo. Pridobivanje prave oblike je ključnega pomena, saj je napačna oblika razlog za zavrnitev. Tisti, ki izpolnjujejo vlogo za potni list, morajo natančno prebrati navodila, uporabiti črnilo ustrezne barve in natisniti čim bolj natančno. Otroški potni listi običajno zahtevajo podpis obeh staršev ali zapriseženo izjavo, ki pojasnjuje, zakaj to ni mogoče.
Vloga za potni list zahteva določene oblike identifikacije, ki jih je treba poslati s papirji. Običajno je potrebna overjena kopija rojstnega lista – pogosto z dvignjenim pečatom, fotokopije pa niso sprejete. Morda bo potrebna druga oblika identifikacije, na primer vozniško dovoljenje, kopije pa so običajno sprejemljive za te dokumente. Pri podaljšanju potnega lista za identifikacijo zadostuje stari potni list, le da ni poškodovan ali pohabljen.
Poleg vloge za potni list in ustrezne identifikacije sta potrebni dve enaki nedavni fotografiji potnega lista. Običajno morajo biti veliki dva krat dva palca, z navadnim belim ozadjem. Medtem ko lahko fotografijo posnamete doma in spremenite velikost v programski opremi za urejanje fotografij, obisk mesta, specializiranega za fotografije za potne liste, zagotovi, da fotografije izpolnjujejo posebne zahteve.
Po izpolnitvi vloge za potni list in zagotovitvi, da so priloženi vsi ustrezni dokumenti in fotografije, je zadnji korak podpis potnega lista in priloženo plačilo, običajno v obliki osebnega čeka. Kandidati morajo pozorno pregledati dokument in se prepričati, da so se podpisali na vseh ustreznih mestih. Ček mora biti za natančen zahtevani znesek, lepo izpolnjen, podpisan in ustrezno datiran. Ena manjša napaka lahko zadrži celoten postopek, napake pa se pogosto pojavljajo pri podpisih in predložitvi plačila.
Preden pošljete vlogo za potni list na ustrezen naslov, je treba narediti fotokopije vsake strani, vključno z vsemi priloženimi dokumenti, dvema fotografijama in čekom, s katerim je bil plačan. Poštnino je treba plačati ustrezno, naslov pa je treba še enkrat preveriti, da se zagotovi, da gre v ustrezno regionalno pisarno. Zahteve za potni list od države do države.