Izboljšanje poslovnih procesov je odvisno od razumevanja, komunikacije ter nenehnega posodabljanja in inovacij. Poslovni proces je praksa, v kateri različni vložki sodelujejo pri ustvarjanju rezultata. Proces je torej lahko kar koli, od zagotavljanja storitve do obdelave plačilne liste. Izdelava zemljevidov poslovnih procesov, spodbujanje komunikacije med oddelki in uporaba tehnologije za zagotavljanje posodobitev statusa procesa so načini za potencialno izboljšanje poslovnih procesov.
Kot makro primer izboljšanja poslovnih procesov si predstavljajte podjetje, ki želi zmanjšati visoke stopnje fluktuacije zaposlenih. Proces, ki ga je treba izboljšati, je torej prvo leto izkušenj zaposlenih. Vodja želi to številko znižati in povečati zvestobo podjetju. Če želite to narediti, mora razumeti težavo, spodbujati komunikacijo in biti na tekočem o statusu procesa.
V poslovnem procesu je pomembno razumeti težavo in ne le odpraviti simptomov. Najboljše odločitve so praviloma dobro obveščene, kar velja tudi za izboljšanje poslovnih procesov. Vodja, ki si prizadeva zmanjšati fluktuacijo zaposlenih z odpravljanjem simptomov, lahko ponudi višje pakete nadomestil kot spodbude zaposlenim. Po šestih mesecih bo ta vodja morda ugotovil, da se številke niso bistveno izboljšale in da je zapravil čas in denar, da bi izvedel to strategijo, ne da bi razumel pravo naravo problema.
Pri izboljševanju poslovnih procesov je komunikacija ključna in jo je treba odprto in spodbujati, še posebej v medresorskih procesih. Z uporabo odprte komunikacije lahko vodja vpraša nove zaposlene in vodje novih zaposlitev, kaj menijo, da na primer povzroča tako veliko fluktuacijo. Vodja lahko prejme informacije, ki kažejo, da se novi zaposleni ne počutijo kot dragoceni ali da so se njihovi vodje dovolj osredotočili na usposabljanje.
Ohranjanje odprtih komunikacijskih poti je lahko v pomoč pri iskanju inovativnih rešitev problema. Seje možganskih neviht lahko kažejo, da bi bilo treba z novimi zaposlenimi načrtovati več usposabljanj in osebnih ocen. Izvajanje takšnih sprememb lahko poveča zvestobo zaposlenih in povzroči manj fluktuacije ter tako izboljša poslovni proces.
Razumevanje problema lahko naredi strategije izboljšav učinkovitejše, vendar je izboljšanje procesa stalen proces. Učinkoviti vodje procesov pregledujejo in uvajajo inovacije tudi po tem, ko je problem rešen. Nadaljevanje rešitev v primeru – izvajanje nove ankete o zaposlitvi in postavljanje vprašanj, da se določijo pomisleki ali mesta za izboljšave – lahko pomaga pri obveščanju vodje o morebitnih težavah, kar mu omogoča, da zgodaj najde rešitve.
Kartiranje poslovnih procesov lahko zagotovi tudi način za boljše razumevanje procesov, hkrati pa poveča komunikacijo. Zemljevidi procesov nudijo vizualne postopne prikaze poslovnih procesov, ki pomagajo poenostaviti upravljanje procesov. Vizualne predstavitve olajšajo konceptualizacijo procesov in iskanje prostora za izboljšave. Ekipe, ki gradijo zemljevide procesov, običajno prihajajo iz različnih stopenj procesa in lahko zagotovijo bistvene informacije z različnih zornih kotov za pomoč pri izboljšanju.
Tehnologija, če je ustrezno izbrana in vzdrževana, lahko izboljša tudi upravljanje poslovnih procesov. Na primer, avtomatizacija drobnih ali administrativnih opravil lahko učinkovito shranjuje informacije, zmanjša človeške napake in izboljša učinkovitost. Avtomatizirani sistemi upravljanja lahko prav tako pomagajo povečati nadzor nad procesi in povečati vidnost delovanja.
SmartAsset.