Velika in mala podjetja se pogosto soočajo z izzivom vzdrževanja organiziranega sistema hrambe poslovnih dokumentov. Na splošno se poslovni dokumenti hranijo v skladu z določenimi krajevnimi ali regionalnimi časovnimi omejitvami. Poznavanje zahtev glede tega, kaj hraniti in kako dolgo, je ključnega pomena za ustrezen sistem evidenc.
Velikost podjetja običajno določa globino sistema hrambe poslovnih dokumentov. Nekateri poslovni dokumenti, ki se hranijo, vključujejo davčne vloge in kadrovske datoteke. Finančne evidence, ki jih običajno vodi podjetje, so poslovni odhodki, nakupi kapitala, prejemki od prodaje in premoženja.
Podjetje bi moralo preveriti zahteve za hrambo poslovnih dokumentov, ki veljajo v jurisdikciji, ki ureja panogo podjetja. Zahteve v Združenih državah za hrambo poslovnih dokumentov, povezanih z davki, so, da se poslovni dokumenti hranijo najmanj tri leta. Nekatere zahteve glede prihodkov lahko zahtevajo vodenje finančnih evidenc tudi po izteku priporočenega časa.
Kadrovske evidence se običajno hranijo najmanj štiri leta. Te in druge evidence hranimo na varnem mestu, predvsem tiste, ki vsebujejo zasebne podatke o preteklih in sedanjih zaposlenih. Običajno se hranijo popolni zapisi o tem, kdaj so bili davki na izplačane plače vloženi in plačani.
V večini primerov se finančne evidence hranijo najmanj sedem let. Izpisi finančnih institucij, popisi in letni izkazi poslovnega izida so nekatere od vrst dokumentov, ki bi jih lahko vključili. Vodenje dobre finančne evidence bi lahko zmanjšalo izpostavljenost podjetja za pravne zadeve.
Podjetja lahko tudi ugotovijo, da je sistem čiščenja za odpravo starih ali nepomembnih poslovnih dokumentov koristen. Politika za sistem hrambe poslovnih dokumentov bi lahko pomagala poenostaviti postopek in zagotoviti, da vsi zaposleni sledijo enakim praksam. To je na splošno stalni del procesa za vodenje ustreznih poslovnih evidenc.
Običajno je dobra ideja imeti ustrezen prostor za shranjevanje, če se poslovni dokumenti hranijo na kraju samem. Splošna praksa je tudi vodenje elektronske datoteke poslovnih evidenc. Na ta način so ustrezni dokumenti še vedno dostopni in podjetje se lahko izogne zaustavitvi, če požar ali druga nesreča uniči papirnate poslovne dokumente.
Večina podjetij se lahko odloči za uporabo družbe za upravljanje shranjevanja dokumentov. To lahko organizaciji sprosti čas, da se osredotoči na vprašanja, povezana s poslovanjem, in ne na upravljanje hrambe poslovnih dokumentov. Morebitne pomisleke glede zunanjega izvajanja sistema hrambe poslovnih dokumentov bi se lahko zmanjšale. Ugledno podjetje bo na splošno predstavilo svoje varnostne lastnosti in prakse za vzdrževanje poslovnih dokumentov.
SmartAsset.