Zahteve za hrambo plačilne evidence se zelo razlikujejo od ene jurisdikcije do jurisdikcije, zato bi se morali lastniki podjetij seznaniti z zakoni na svojem območju. Nekateri dokumenti, ki jih je morda treba obdržati, se nanašajo na davke na izplačane plače, prejemke zaposlenih in evidenco o številu opravljenih ur. Prav tako bi morali razmisliti o hranjenju digitalnih in papirnatih kopij evidenc o plačilnih listih. Če je mogoče, naj bodo papirnati dokumenti shranjeni v ognjevarni omari, da se preprečijo poškodbe.
Dobro je ugotoviti, kako dolgo bo morda treba hraniti evidenco o plačah. To se lahko razlikuje od države do države, običajno pa ga urejajo lokalne davčne agencije. Praviloma je treba večino evidenc hraniti od štiri do deset let po opravljenih transakcijah.
Lastniki podjetij bi morali tudi določiti, katere posebne evidence o plačah je treba hraniti. Nekateri pomembni lahko vključujejo dokumente, ki dokazujejo, da so bili določeni davki zadržani od plač zaposlenega. Posameznik bo morda moral voditi tudi evidence, ki kažejo, koliko je bil plačan in število opravljenih ur. Ta praksa hrambe plačilne evidence lahko pomaga dokazati, da so bili uslužbenci plačani vsaj lokalno minimalno plačo, če obstaja. Pomaga lahko tudi pri ugotavljanju skladnosti z zakonodajo o delu otrok, če je primerno.
Druge izbire za ohranitev evidence plač lahko vključujejo plače za nadurno delo, nadomestila za zaposlene, regres ali bolniško. Če podjetje prispeva v pokojninski sklad ali plačuje del zavarovalnih premij svojih zaposlenih, je treba shraniti tudi dokumentacijo o tem. Če so zaposleni plačani s provizijo, bo morda moral nadzornik hraniti tudi poročila o prodaji podjetja.
Hraniti je treba tako digitalne kot papirne kopije evidenc. To je zato, da obstaja varnostna kopija v primeru uničenja enega niza zapisov. Digitalne zapise je treba hraniti na izmenljivih napravah za shranjevanje, kot so varnostni trdi disk, disk ali bliskovni pogon, poleg tega pa morajo biti na trdem disku računalnika. Papirne kopije naj bodo zaklenjene v ognjevarni omari, ki se nahaja na območju, ki ni nagnjeno k poplavam, saj lahko s tem zagotovite varnost teh dokumentov.
Hranjenje plačilne evidence je lahko pomemben del rednega poslovanja katerega koli podjetja. To je običajno enostavno, če se delo izvaja redno. Shranjevanje dokumentov na urejen način in za zahtevano količino časa lahko prihrani upravitelju veliko bolečin v primeru revizije ali prodaje podjetja.
SmartAsset.