Hranjenje elektronskih zapisov ni nič drugega kot postavitev sistema za varnostno kopiranje pomembnih podatkov na delovnem mestu, dobra novica pa je, da je veliko tega mogoče doseči samodejno ob ustrezni nastavitvi. Mnoga podjetja naredijo napako pri varnostnem kopiranju svojih dragocenih dokumentov na več strežnikov, kar bi lahko ustvarilo na stotine ali celo tisoče podvojenih datotek, ki zavzamejo prostor in na koncu upočasnijo strežnik. Enako lahko rečemo za tradicionalne varnostne kopije, kot so papirologija in zgoščeni diski – ni smiselno hraniti ponavljajočih se varnostnih kopij, ko je uveden sistem za hrambo zvočnih elektronskih zapisov. Za vzpostavitev takšnega sistema se običajno poišče strokovnjak z izkušnjami z internetno tehnologijo, in ker je spletno varnostno kopiranje običajno del paketa za hrambo elektronskih zapisov, bi morali biti podatki za vedno zaščiteni.
Pred uvedbo programa hrambe elektronskih dokumentov je pomembno, da uporabniki natančno premislijo, kaj je treba shraniti na več lokacijah. Na primer, poslovne datoteke, do katerih čez dan dostopa veliko zaposlenih, je treba shraniti v vsak posamezen računalniški sistem, datoteke, ki se nanašajo na nekdanje stranke ali davčne informacije, pa je treba varno shraniti v računalnik velikega računalnika, saj je tovrstna datoteka redko potrebna. Druga pomembna funkcija programa za hrambo elektronskih zapisov je zmožnost brisanja nepotrebnih datotek po določenem času, da ohrani celotno omrežje čim manj nereda. Ne samo, da te naloge pomagajo racionalizirati hitrost, s katero se informacije lahko distribuirajo po delovnem mestu, ampak tudi določajo standarde za vsakega zaposlenega, ki se jih mora držati pri delu s podatki podjetja.
Drug kritičen vidik hrambe elektronskih zapisov je implementacija samodejnega varnostnega kopiranja, ki se izvaja v rednih časovnih presledkih, in to nalogo je mogoče nastaviti tako, da se izvaja tedensko, dnevno ali celo iz minute v minuto, ko je to potrebno. Poleg postavljanja datotek na centraliziran strežnik številne korporacije izvajajo tudi varnostne kopije na zunanjih pogonih, oddaljenih pogonih ali kompaktnem disku (CD), da zagotovijo, da podatki vedno obstajajo na dveh ločenih, neodvisnih lokacijah. Čeprav se za mnoge ta postopek zdi nepotreben, bi lahko preobremenitev v električnem vezju učinkovito izbrisala vsak trdi disk v podjetju. Spletno varnostno kopiranje je postalo še posebej priljubljeno, saj so podatki shranjeni v drugem geografskem območju – tako da tudi če bi katastrofalen dogodek, kot je orkan ali tornado, uničil vsak kos strojne opreme, bi podatki podjetja še vedno ostali varni.
Drug pameten vidik hrambe elektronskih zapisov je fizično preverjanje, ali so se varnostne kopije dejansko zgodile, saj lahko nekaj tako preprostega, kot je poškodovan ethernetni kabel, prepreči pravilno shranjevanje informacij. Mnoga podjetja napačno domnevajo, da so samodejne varnostne kopije imune pred nesrečo, vendar to preprosto ni tako. Posamezniki morajo vedno preveriti, ali so podatki pravilno varnostno kopirani vsaj enkrat mesečno ali vsakič, ko se izvaja nova datoteka ali program.
SmartAsset.