Dokumentacija poslovnega procesa je proces ustvarjanja pisnega zapisa o korakih, povezanih z določenim poslovnim procesom ali postopkom. Takšna dokumentacija pomaga standardizirati postopke in vzpostaviti najboljše prakse. Nasveti za ustvarjanje jasnih in učinkovitih procesnih dokumentov vključujejo uporabo lahko razumljivega jezika, da več strank pregleda dokumentacijo in napiše tako podrobne dokumente kot poenostavljene goljufije.
Mnoga podjetja ustvarjajo dokumentacijo poslovnih procesov za namene usposabljanja. To pomeni, da bo dokumente verjetno prebralo veliko posameznikov, ki imajo lahko zelo različne ravni razumevanja. Da bi zagotovili največjo učinkovitost, morajo biti dokumenti postopka razumljivi vsem, ki bi jih verjetno uporabljali.
Strokovnjaki pogosto priporočajo pisanje takšnih dokumentov z jezikom, ki je enakovreden stopnji branja v devetem razredu. Pisatelji naj se tudi izogibajo uporabi tehničnega ali industrijskega žargona. Kadar je treba uporabiti kratice ali panožne izraze, jih je treba najprej jasno opredeliti. Pri izdelavi dokumentacije poslovnih procesov je pametno vključiti tudi seznam definicij.
Medtem ko dokumentacijo poslovnih procesov pogosto izpolni posameznik, ki je usposobljen za razvoj takšnih dokumentov, je pomembno, da drugi pregledajo dokumente, preden se dajo v skupno uporabo. Če oseba, ki piše dokumentacijo, ni strokovnjak za proces, ki se dokumentira, mora tak strokovnjak opraviti pregled, da se prepriča o tehnično pravilni vsebini. Dokumente bi moral pregledati tudi vsaj en posameznik, ki popolnoma ne pozna postopka, da bi lahko ugotovili morebitna nejasna navodila ali manjkajoče korake.
Podrobni dokumenti so bistveni del dokumentacije poslovnih procesov. Dokumenti pojasnjujejo vse korake, ki so vključeni v postopek, in lahko nudijo tudi dodatne informacije, kot so zahteve programske opreme, pravne omejitve in kontaktni podatki za različne korake. Čeprav so dokumenti ključnega pomena za popolno razlago postopka, so morda predolgi ali obsežni, da bi jih bilo mogoče uporabljati vsak dan.
Rešitev tega problema je ustvariti goljufijo, ki obravnava le najbolj kritične korake in služi kot opomnik, ko je prebrana celotna dokumentacija procesa. Te goljufije bi morale zagotoviti enostaven način za iskanje osnovnih informacij o vsakem koraku. Morda bi bilo pametno navesti številko strani ali poglavja, kjer je mogoče najti informacije v celotni dokumentaciji, tako da ima bralec sklic, če potrebuje dodatne podrobnosti. Takšni listi so pogosto predstavljeni kot diagrami poteka ali orisi.
SmartAsset.