Zapuščanje glasovne pošte je lahko dejansko nekoliko stresno za ljudi, ki se počutijo nerodno pri pogovoru s strojem. Zlasti v poslovnih okoljih se lahko človek počuti dolžnega govoriti na določen način ali se vzdržati izgovarjanja določenih besed. Na srečo je bonton glasovne pošte precej podoben drugim oblikam poslovne komunikacije in dokler oseba, ki zapušča glasovno pošto, govori jasno in pušča ustrezne informacije na posnetku, se bonton glasovne pošte večinoma učinkovito upošteva. Ne pozabite biti kratki, natančni in dobro govorjeni, ko puščate poslovno sporočilo, pri puščanju priložnostnega sporočila pa morate upoštevati tudi bonton glasovne pošte ter biti kratek in jasen.
Pri puščanju sporočila je primarni cilj posredovati kratek opis, kdo je klicatelj in kje bo klicatelj dosegljiv v prihodnosti. Oseba, ki prejme glasovno pošto, ne more pridobiti teh informacij, če klicatelj ne govori jasno. Ne bi smeli hiteti skozi sporočilo; govoriti mora jasno in podati le osnovne informacije, ki jih potrebuje oseba, ki prejme klic, da se lahko vrne k klicatelju. Pustite telefonsko številko na posnetku in pazite, da jo jasno izgovorite, da jo oseba, ki prejme klic, razume.
Pri poslovnih klicih bonton glasovne pošte narekuje, da klicatelj ne bo preveč miren z osebo, ki prejme klic. Klicatelj bi moral o glasovni pošti razmišljati kot o interakciji z dejansko osebo; razmisliti bi moral o tem, kako bi komuniciral z osebo, ki prejme klic, če bi bila to interakcija iz oči v oči, in se ustrezno pogovarjal. Izogibati se je treba slengu, preklinjanju in pretiranemu poznavanju, čeprav to ne pomeni, da mora sogovornik zveneti hladno in odmaknjeno. Vsi, ki prejmejo glasovno pošto, se bodo bolj pozitivno odzvali na svetel glas kot na hladen ali jezen, zato bodite bistri, a vljudni.
Če želite slediti bontonu glasovne pošte, se je treba izogibati tudi dolgim sporočilom v odzivniku s pretiranimi podrobnostmi in neumnimi diatribami. Glasovna pošta ni primeren forum za razširitev teme, o kateri je potrebna razprava; gre za način, kako drugi osebi sporočiti, da je potreben pogovor iz oči v oči ali telefonski pogovor. Kratkost lahko okrepi poslovni odnos, ne pa ga ovira, in od klicane osebe ne bi smeli pričakovati takojšnjega odziva. Ideja glasovne pošte je pustiti sporočilo, ne pa začeti ali nadaljevati celotnega pogovora.
SmartAsset.