E-pošta ali e-pošta, okrajšava za elektronska pošta, je ime za besedilna sporočila, poslana po internetu in jih uporabnik prevzame na spletu ali prenese prek poštnega odjemalca s tehnologijo push ali pull, odvisno od naprave in programa, ki prejema sporočila. Arhiviranje se nanaša na načrt shranjevanja, pri katerem so predmeti razporejeni na logičen in dostopen način. Lahko se nanaša tudi na izdelavo varnostne kopije gradiva. Arhiviranje e-pošte se nanaša na metodičen sistem arhiviranja e-pošte, ki jo odstrani iz strežnika in varno kopira.
Kar zadeva arhiviranje e-pošte, je najbolje, da najprej razmislite o svojih možnostih. Odločite se, ali zadostuje, da so vaša e-poštna sporočila arhivirana v oblaku, ali jih želite arhivirati na vašem računalniku ali v tiskani obliki. Morda je treba določeno gradivo natisniti, drugo gradivo pa lahko ostane v elektronski obliki. Če želite e-pošto arhivirati na vašem računalniku, se odločite, ali boste naredili varnostno kopijo na zunanjem trdem disku in tudi, ali je treba kaj shraniti v obliki, ki ni oblika datoteke vašega poštnega odjemalca, na primer shranjena v PDF format datoteke.
Na splošno je drugi korak pri ustvarjanju sistema za arhiviranje e-pošte ustvariti hierarhijo map za shranjevanje v vašem e-poštnem odjemalcu. Pri tem lahko ločite osebno e-pošto od poslovne e-pošte in poskrbite, da bodo mape, do katerih boste morali pogosteje dostopati, zlahka dostopne. Upoštevajte, da je mape mogoče reorganizirati in preimenovati, tako da ko je projekt, ki je imel največjo prednost, končan, boste morda želeli imeti način, da ga arhivirate v sistemu map, na primer da ga postavite v mapo z imenom »Zaključeni projekti« z leto. Razmislite, ali vam bo ustvarjanje filtrov za razvrščanje dohodne pošte neposredno v mape dobro služilo: nekateri prisegajo na to funkcijo; drugi ga nikoli ne uporabljajo.
Eden najboljših nasvetov za arhiviranje e-pošte je, da izbrišete neželeno e-pošto takoj po prejemu ali ko jo vidite v mapi »Prejeto«. To vam lahko prihrani čas, saj vam ga nikoli več ne bo treba pregledati in preprečiti, da bi nepotrebno gradivo prispelo v arhiv, kjer naj bo shranjeno samo gradivo, ki je vredno. Če vam bolj ustreza, lahko pred arhiviranjem izvedete množično brisanje. Morda boste lahko nastavili svojega poštnega odjemalca, kdaj je treba pošto izbrisati s strežnika, vendar je dobro, da občasno obiščete spletno mesto svojega ponudnika internetnih storitev, si ogledate, kaj je dejansko na strežniku, in po potrebi počistite. Če imate dovolj praznega prostora na strežniku, se lahko odločite, da pustite pomembna e-poštna sporočila tam kot dodaten arhiv.
V poslovnih situacijah so skladnost s predpisi, varnost in učinkovitost ključni elementi sprejemanja odločitev o arhiviranju e-pošte. Podjetniško arhiviranje e-pošte lahko upravljate s programskimi aplikacijami, narejenimi za ta namen, in s funkcijami za reševanje težav, specifičnih za podjetje. Ti vključujejo možnost upravljanja navideznega papirja in brisanja sporočil, ki niso več potrebna.