Ko pišete poslovno pismo, se od vas pričakuje, da sledite določenim oblikam. Oblike se razlikujejo in razen če se udeležite tečaja pisanja pisem, ljudje morda ne bodo posebej izmerili razdalje med vrhom strani in vašimi naslovi ter med navedenimi naslovi in vašim pozdravom. Najpomembnejši vidik pri pisanju poslovnega pisma je, da je vaš namen – zakaj pišete pismo – zelo jasen. Kljub temu bi morali poznati osnovni format, preden se začnete ukvarjati s tem, kaj in kako boste pisali.
Če uporabljate program za obdelavo besedil, preverite, ali so v programu predloge poslovnih pisem. Ti vam lahko olajšajo delo, ker imajo prednastavljene robove in vas običajno obvestijo, kam točno postaviti stvari, kot so naslovi. Če takšne predloge nimate, potem lahko vaše pismo oblikujete na dva načina. Prvi se imenuje blokovni format, drugi pa zamaknjen format. Če ni določeno, lahko uporabite obliko ali katero koli od njihovih različic. Velika razlika med obema formatoma je v tem, da odstavki nimajo zamikov, besedilo pa je lahko poravnano, tako da je vsaka vrstica enake dolžine. V zamaknjenem formatu ne bodo vse vrstice popolnoma enake dolžine, prvi stavek vsakega odstavka pa bo zamaknjen s petimi presledki.
Za vsako obliko obstajajo majhne razlike, zato bo ta razlaga namenjena enemu od načinov za hitro pisanje poslovnega pisma z uporabo blokovne oblike, ne da bi utemeljili vaše besedilo. Poslovno pismo mora imeti naslednje robove: en palec (2.54 cm) zgoraj, spodaj, levo in desno. Preden začnete, preverite svoj program za obdelavo besedil in po potrebi nastavite te robove. Pisava mora imeti 12 pik, najprimernejša izbira pa je Times New Roman.
Če pišete na pisemski glavi podjetja, vam ni treba začeti pisma z vašim naslovom. Če uporabljate standardni papir, začnite na zgornjem robu s svojim naslovom. Svojega imena ni potrebno vključiti v svoj naslov. Preprosto vključite svoj naslov in, če želite, telefonsko številko in e-pošto. Dodajte datum neposredno za naslovom. Naslov lahko zamaknete tako, da je poravnan z desnim robom, vendar se lahko preprosto začne na levem robu, kar je lažje.
Preskočite vrstico in napišite ime osebe, ki ji pišete, njen naziv ali podjetje in naslov. Vsak vnos, kot je ime, naslov in ulični naslov, mora biti v ločeni vrstici. Kraj, država in poštna številka naj sestavljajo zadnjo vrstico. Za naslov je potreben naslednji vrstni red: Podjetje, Oseba, Naziv in Naslov.
Preskočite drugo vrstico in začnite s svojim pozdravom. To bi moralo biti formalno. Če pišete gospe Smith, boste napisali Spoštovana gospa Smith:. Po pozdravu namesto vejice uporabite dvopičje.
Premikajte eno vrstico navzdol in začnite svoj prvi odstavek telesa. V tem prvem odstavku jasno navedite namen pisma. Uporabite dodatne odstavke z enim presledkom vmes, če želite razširiti svojo točko ali dati primere. Ko končate osnovne odstavke, preskočite eno vrstico navzdol in napišite »S spoštovanjem«, svojo zaključno opombo, nato pa preskočite približno tri do štiri vrstice, preden vnesete svoje ime in naslov, če ga imate. Preden pošljete poslovno pismo, ne pozabite fizično podpisati svojega imena s črnim črnilom v presledku med zaključkom in vnesenim imenom.
Cilj, ko pišete poslovno pismo, je učinkovito povedati svojo misel. Ne morete biti učinkoviti, če je vaše pismo polno napak. Ne zaženite samo preverjanja črkovanja, ampak tudi preglejte svoj papir za morebitne slovnične napake, pogosto zamenjene besede in težave z ločili. Glasno preberite pismo, da se prepričate, da jasno izražate svoje stališče. Uporabljajte preprost jezik, vendar se izogibajte kontrakcijam ali kakršnemu koli slengu. Dobro napisano poslovno pismo, ki pride neposredno do bistva, je zelo pomembno, še posebej, če pišete iz drugega podjetja. Vaša sposobnost, da napišete poslovno pismo, ki je enostavno razumljivo in brez napak, se odraža na strokovnosti vašega podjetja.
SmartAsset.