Ohranjanje urejene dokumentacije vam lahko pomaga najti dokumente, ko jih potrebujete, ne da bi morali iskati vsepovsod. Nekateri ljudje si morda ne vzamejo časa za organiziranje datotek, ker niso prepričani, kje začeti, vendar je pomembno, da je vse urejeno in nenatrpano. Čeprav se morda zdi, da imate organizirane datoteke malo verjetno, še posebej, če trenutno gledate prepolno omaro za datoteke, je to zelo izvedljivo.
Nekateri morda niso prepričani, kako dolgo naj hranijo svoje dokumente. Dokler so vaši dokumenti bistveni za davčne namene, je pomembno, da jih hranite od januarja do zaključka davkov naslednje leto. Po zaključku vaših davkov vam lahko računovodja svetuje, koliko časa morate hraniti dokumentacijo. Dokumente v zvezi z vašimi davki, zdravstveno kartoteko, upokojenskimi in varčevalnimi računi ter stanovanjsko evidenco je treba hraniti trajno. Prav tako je treba trajno hraniti papirje, ki so pomembni za vaše drage predmete, kot so nakit, avtomobili in starine. Izpiske kreditnih kartic, ki jih boste morda želeli hraniti sedem let, in račune za komunalne storitve, ki jih lahko običajno hranite približno eno leto.
Ko želite organizirati datoteke, si lahko prihranite veliko časa in prostora, če se znebite tistega, kar ne potrebujete. Vsak papir položite na kup z drugimi ustreznimi papirji in kar ne želite, dajte na drug kup, da se raztrga. Ko zmanjšate velikost, natančno veste, koliko prostora potrebujete za svoje datoteke.
Mape Manila so uporabne, ko pride čas za organiziranje datotek. Na zavihek napišite, kaj vsebuje posamezna mapa, in razvrstite mape po abecednem vrstnem redu. Dokumente, ki jih vsebuje vsaka mapa, razporedite po datumskem vrstnem redu, na primer starejše papirje postavite zadaj, novejše pa spredaj. Ne samo, da je tako lažje najti tisto, kar potrebujete, ampak tudi, ko morate očistiti mape.
Papirne datoteke niso edine datoteke, ki lahko postanejo neurejene; lahko tudi digitalne datoteke. Če želite izvedeti, kaj morate organizirati, pojdite skozi vsa področja vašega računalnika in počistite datoteke, ki jih ne potrebujete več, pa naj gre za slike ali dokumente. Če še vedno želite datoteke, jih prenesite na pomnilniški ključ USB ali na prazen CD.
Če želite organizirati datoteke, morate za vsako od njih določiti posebno mesto. Tako kot pri papirnatih datotekah naredite posamezne mape v računalniku glede na določene kategorije. Na primer, združite svoje delovne projekte v eno mapo in fotografije z določenih družinskih počitnic v drugo in jih ustrezno označite. Ne glede na to, ali jih potrebujete ali se odločite, da jih želite v prihodnosti izbrisati, natančno veste, kje jih najdete. Če želite zagotoviti, da bo vse organizirano, ne pozabite pravilno označiti vsake digitalne datoteke, ki jo shranite, in jo vstavite v ustrezno mapo.
Če imate nesistematične datoteke, ste lahko utrujeni in razočarani, vendar če jih enkrat organizirate, vam jih morda ne bo treba ponoviti. Če jih boste nenehno organizirali, boste preprečili, da bi morali znova porabiti čas za začetni organizacijski proces. Če si vzamete čas za organiziranje datotek, boste lahko našli tisto, kar potrebujete, ko to potrebujete, brez izčrpnega postopka iskanja. Poleg tega bo vaše datoteke organizirane na enem mestu preprečile, da bi postale nered, ki se preliva v preostali del vašega doma.
SmartAsset.