Lastnikom podjetij in posameznikom pogosto svetujemo, da upoštevajo standardne zahteve za hrambo dokumentov za poslovne, davčne in pravne namene. Dolžina zahtevanega časa je odvisna od vrste zadevnega dokumenta. Nekatere zahteve za hrambo poslovnih dokumentov so lahko kratke do enega leta ali pa za nedoločen čas. V Združenih državah so priporočene zvezne zahteve glede hrambe in državne zahteve glede hrambe, v nekaterih primerih pa so te v nasprotju. Obstajajo tudi zahteve za hrambo dokumentov, ki so specifične za poslovne evidence in druge, ki obravnavajo davčne evidence.
Poslovno evidenco mora pogosto hraniti sekretar korporacije ali lastnik malega podjetja za obdobje, ki ga določajo regionalna in nacionalna zakonodaja. Razlog je v tem, da lahko stranke in drugi tožijo podjetje, ti zapisi pa se lahko zahtevajo kot del postopka odkrivanja v civilni tožbi. Vlada ga lahko zaseže tudi zaradi kazenskega postopka proti lastniku podjetja ali podjetju. Nekatere poslovne evidence je treba hraniti za nedoločen čas v skladu z zakoni v nekaterih jurisdikcijah, kot so statut podjetja in listine o nepremičninah, ki jih ima podjetje v lasti. Primeri evidenc, ki jih je pogosto mogoče odstraniti po treh letih, vključujejo bančne uskladitvene izjave, evidence inventarja in prošnje za zaposlitev.
Obstajajo tudi zahteve za hrambo dokumentov, saj se nanašajo na davčne evidence. Na primer, Internal Revenue Service v Združenih državah priporoča, da se davčna evidenca iz zaposlitve hrani vsaj štiri leta po datumu zapadlosti prvotne davčne napovedi. Pogosto je priporočljivo, da se evidence o davku na nepremičnine hranijo za nedoločen čas. Druge davčne evidence, kot je zahtevek za vračilo davka po vložitvi davkov, je treba hraniti najmanj tri leta ali če posameznik dolguje davke po vložitvi davčnega obračuna. Davčni strokovnjaki pogosto svetujejo davkoplačevalcem, da vodijo evidenco še sedem let po vložitvi, da zagotovijo, da ne bodo podvrženi davčnemu nadzoru, ki se lahko zgodi več let po vložitvi davčnih napovedi.
Priprava in načrtovanje tožb ali zaščita v primeru tožbe so drugi razlogi, zakaj posamezniki upoštevajo standardne zahteve glede hrambe dokumentov. Priporočljivo je, da posamezniki določene evidence hranijo za nedoločen čas za pravne namene, vključno z vitalnimi evidencami, kot so rojstni listi in dokumenti o posvojitvi. Pogosto je priporočljivo, da najemniki obdržijo najemne pogodbe do izteka zastaranja, kar pomeni, da najemodajalec ali najemnik ne more več vložiti tožbe na podlagi najemnega razmerja.