Ročne znamke so lahko med najbolj priročnimi orodji v pisarni. V pisarniškem okolju bo pogosto treba isto sporočilo redno natisniti na več listov ali kosov papirja, na primer pri potrditvi čekov. Vendar pa so ročne znamke na voljo v različnih vrstah in se lahko uporabljajo za veliko različnih stvari.
Ročne znamke se tako imenujejo, ker se upravljajo ročno. Pogosto je vse, kar je potrebno, da naredijo svojo znamko, preprosto pritisniti na papir z ulito površino žiga, ko je bil natisnjen s črnilom. Žigi, če se uporabljajo na način brez zlorabe, bodo trajali neomejeno.
Ena najpogostejših vrst ročnih žigov so tisti, ki se sami črnijo. Ročne žigi s predinkovitostjo lahko preprečijo veliko zmešnjavo, zlasti med tistimi, ki žigov sploh ne bi uporabljali, kot so majhni otroci. Ročni žig s predinkovitostjo deluje tako, da se kalup obrne in spusti, ko se pritisne, da odtisne sliko na površino. Ko se tlak sprosti, vzmet obrne oblikovano območje nazaj v smeri navzgor na območje, kjer je črnilo shranjeno v žigu. Žig se samodejno napolni s črnilom in je v tem položaju shranjen, dokler ni pripravljen za ponovno uporabo.
Tradicionalni ročni žigi so verjetno zelo poznani tudi večini ljudi. Ti žigi, ki so še vedno precej pogosti, uporabljajo blazinice s črnilom. Žig se vtisne v blazinico s črnilom in nato na površino, kamor naj gre želena slika. Vendar pa je v tem primeru treba žig postaviti na površino za odtis ne predolgo po nanosu črnila. Če mine preveč časa, bo treba žig ponovno črniti. V večini primerov ima žig med nanosom črnila le eno ali dve minuti uporabe.
Uses for hand stamps run the gambit from time-saving mechanisms to a way to convey an official image. Some stamps can include intricate graphics that would take a long time to produce. Therefore, they can offer a measure of authenticity to any official document which may otherwise be called into doubt.
Večina ročnih znamk ima ceno na ravni, ko si jih večina ljudi lahko privošči. Nekatere tradicionalne znamke lahko stanejo 2 USD (USD) ali manj, brez črnila. Ročne žigi s prednakošenimi žigi, tudi z nastavitvami po meri, kot so naslovi, običajno ne stanejo več kot 20 USD. Če upoštevamo stroške v primerjavi z učinkovitostjo, je lahko ročni žig eno od ekonomičnih orodij, ki so na voljo za uporabo.