Različne vrste režijskih stroškov projekta spadajo v številne iste kategorije kot običajni stroški projekta. Lahko so fiksni ali spremenljivi, operativni ali kapitalski in lahko vključujejo stvari, kot so plače delavcev, najemnina, material in oprema ter vse druge vrste stroškov, ki so značilne za projektno vodenje. Zaradi česar so ti stroški del te kategorije, je, kako se uporabljajo za posebne vidike osnovne pogodbe.
Projekti se vodijo kot samostojne poslovne enote z lastnimi proračuni, dodeljenim osebjem in dodeljenimi sredstvi. Da bi določili dobičkonosnost projekta, imajo vodje projektov nalogo, da identificirajo stroške, ki nastanejo posebej za dokončanje projekta. Ti stroški so vezani na končne rezultate projekta, kar se nanaša na poseben seznam nalog, ki jih je treba dokončati, da bo projekt končan in pogodba izpolnjena.
V idealnem svetu bi bil vsak strošek, ki ga ustvari projekt, vezan na določen rezultat. Resničnost pa se pogosto vmešava in nekateri stroški projekta običajno zajemajo različne končne rezultate ali veljajo za vse naenkrat, ne da bi večino stroškov dodelili enemu rezultatu namesto drugim. Te vrste krovnih stroškov so znane kot režijski stroški projekta.
Vsaka vrsta stroškov projekta lahko konča v tej kategoriji, vključno s plačami za splošne vodje projektov, na primer. Ti menedžerji porabijo čas za organizacijo projekta kot celote, zato je morda nemogoče porazdeliti čas med različne končne rezultate. Druga pogosta vrsta stroškov je splošna administracija, ki lahko vključuje osebje, najeto za vodenje računovodstva projekta, zaloge, ki se uporabljajo v pisarni, pomoč generalnega sekretarja ali stroške vodenja glavne projektne pisarne. Režijski stroški lahko vključujejo širok nabor običajnih stroškov, kot so skladiščni prostor, ki ga uporablja celoten projekt, ali potni stroški za vodje projektov za udeležbo na sestankih.
Pomembno je razlikovati med režijskimi stroški projekta ter splošnimi splošnimi in administrativnimi stroški za celotno podjetje. Splošni stroški projekta so na splošno specifični za projekt. Podjetje ima lastne režijske stroške, ki jih dodeli strankam in projektom kot odstotek posrednih stroškov. Čeprav se nekateri stroški štejejo za režijske stroške projekta, so torej še vedno neposredni stroški projekta. Projektni pogodbi bi bil dodeljen dodaten odstotek posrednih stroškov, ki izhajajo iz administracije celotnega poslovanja.