Terjatve do kupcev so računovodska dejavnost, ki vključuje prejemanje računov in plačilo računov. Programske aplikacije za terjatve so avtomatizirana orodja, ki podjetju omogočajo uporabo računalniške tehnologije za odstranitev nekaterih ročnih dejanj iz tega procesa. Različne vrste aplikacij vključujejo elektronsko prejemanje računov, več paketov računov za številne prodajalce ter elektronske čeke in knjiženje plačil za dokončanje računov prodajalcev. V večini primerov programske aplikacije za terjatve vključujejo vse, kar pomeni, da en programski paket obravnava vse te naloge. Modularni programski paketi omogočajo podjetjem, da obstoječi programski opremi dodajo samo modul terjatev za dokončanje teh funkcij.
Računi so običajno en dokument, ki potrjuje transakcijo, kot je nakup blaga ali storitev. Namesto prejemanja papirnatih računov po pošti lahko programske aplikacije za terjatve omogočajo elektronski prenos in prejemanje takih dokumentov. Na primer, prenos datoteke s spletnega mesta prodajalca neposredno v programsko opremo za terjatve omogoča posameznikom pregled dokumentov in stanje računov prek programskega paketa. Elektronske izjave lahko delujejo tudi na podoben način, to je, da jih je mogoče prenesti s spletnega mesta. Tako prihranite papir in preprečite izgubo ključnih računovodskih dokumentov.
Malo podjetij ima le nekaj prodajalcev ali dobaviteljev, od katerih kupuje blago in storitve. Zato imajo programske aplikacije za terjatve funkcije, ki omogočajo več številk in računov prodajalcev. Za združevanje prodajalcev po vrsti ali ponujenem blagu ali storitvah bo morda potrebnih tudi več računov terjatev. Programske aplikacije za terjatve lahko ponudijo velike razčlenitve možnosti za razvrščanje in upravljanje prodajalcev in drugih predmetov. Številne vrste programskih paketov omogočajo prilagajanje sistema za upravljanje terjatev.
Drug namen elektronskega računovodstva je uporaba računalnikov in programske opreme za odpravo določenih ročnih opravil, kot sta pisanje čekov in izravnavanje računov. Na primer, ko podjetje zaključi svoje terjatve za določeno obdobje, so potrebni čeki za pošiljanje za plačilo, računi pa morajo biti potrjeni, da se priznajo plačila. Programski paketi za terjatve običajno omogočajo tiskanje čekov z računalnikom; ko je natisnjen, sistem tudi elektronsko knjiži plačila čekov in dokonča plačila. Na tej točki so računovodje preprosto potrebni, da pregledajo račune, se po potrebi prepričajo o uravnoteženosti in zagotovijo, da ne obstajajo napake. To vodi do druge prednosti te programske opreme: elektronska poročila, ki pomagajo uravnotežiti račune terjatev v glavni knjigi.