Med različnimi vrstami programske opreme za virtualne pomočnike so programi za obdelavo besedil, programi za sledenje časa in programska oprema za knjigovodstvo. Druge vrste vključujejo tiste, ki podpirajo prizadevanja za poslovno komunikacijo, kot so e-pošta in takojšnje sporočanje. Programska oprema za virtualne pomočnike lahko vključuje tudi bolj specializirane programe, kot so tisti, ki se uporabljajo za dostop do seznamov nepremičnin, sodnih dokumentov ali kreditnih poročil.
Za zagotavljanje podporne tehnične pomoči programska oprema navideznega pomočnika poenostavi določene procese, ki jih je mogoče izvajati z računalnikom, na primer načrtovanje sestankov in spremljanje dohodnih telefonskih sporočil. Takšno tehnologijo uporabljajo neodvisni izvajalci, ki zagotavljajo pomoč na daljavo malim, srednjim in velikim podjetjem. Programsko opremo pogosto kupi navidezni pomočnik, ki dela iz domače pisarne, ali pa jo lahko pomočniku podari stranka ali delodajalec, še posebej, če se potrebna programska oprema za virtualnega pomočnika uporablja za specializirano poslovno nišo.
Ena najosnovnejših vrst programske opreme navideznega pomočnika je program za obdelavo besedil. Tako lahko virtualni pisarniški pomočnik pripravi poslovno korespondenco in preglednice za deljenje z lastniki podjetij in strankami. Poleg tega osnovnega poslovnega elementa tisti, ki nudijo administrativno pomoč, običajno uporabljajo e-poštne programe in takojšnje sporočanje za komunikacijo s strankami in njihovimi strankami, kadar je to potrebno. Nekatera komunikacijska programska oprema celo uporablja tehnologijo avatarjev za simulacijo osebnih pogovorov.
Večina virtualnih pomočnikov ponuja različne storitve, od enostavne priprave dokumentov do knjigovodske pomoči in komunikacije s strankami. Ker storitve zagotavlja pomoč na daljavo, je pomembno, da je programska oprema virtualnega pomočnika natančna in posodobljena. V primerih, ko mora programsko opremo uporabljati tako odjemalec kot pomočnik, je pomembno, da oba uporabljata isto vrsto programske opreme ali vsaj programsko opremo, ki je združljiva z drugimi računalniškimi sistemi.
Tisti, ki nudijo ustvarjalno pomoč, lahko uporabljajo tudi programsko opremo za namizno založništvo. S tem lahko virtualni pisarniški pomočnik pripravi brošure, vizualne predstavitve in glasila ter številna druga koristna poslovna orodja. Zaseden podjetnik pogosto najame navideznega pomočnika, ki bo posebej obravnaval te dejavnosti, še posebej, če mu primanjkuje časa ali če nima spretnosti za upravljanje takšne programske opreme.
Programska oprema za virtualne pomočnike, ki spremlja čas, porabljen za administrativna in podporna opravila, je pomembna, zlasti za pomočnike, ki imajo več različnih strank ali so plačani na uro ali nalogo. Nekateri programi omogočajo strankam, da na daljavo spremljajo tudi delovni čas pomočnika. V teh primerih mora biti programska oprema navideznega pomočnika, ki omogoča sledenje časa, nameščena na odjemalčev računalnik, pa tudi na računalnik pomočnika. Nekatera programska oprema lahko stranki celo omogoči, da vidi, na čem dela virtualni pomočnik, medtem ko posveča čas določeni nalogi.
SmartAsset.