Strokovnjaki, ki se ukvarjajo z upravljanjem osebja, so odgovorni za to, da vsi zaposleni pod njihovim nadzorom opravljajo svoje naloge učinkovito, učinkovito in varno. V poslovni pisarni lahko na primer strokovnjak, ki je odgovoren za upravljanje osebja, piše urnike, izvaja ocene zaposlenih ter zbira in analizira pomembne statistične podatke. Programska oprema za upravljanje osebja je v bistvu vsak računalniški program, ki vodjem pomaga spremljati pomembne in včasih občutljive podatke zaposlenih na način, ki lahko prihrani čas in denar. Nekatere najpogostejše vrste programske opreme za upravljanje osebja so programi, ki vodjem omogočajo načrtovanje zaposlenih; shranjevanje in organiziranje kontaktnih in osebnih podatkov; in spremljati naloge, veščine, certifikate in druge informacije, ki so potrebne za učinkovito vodenje operacije.
Programska oprema za upravljanje osebja se pogosto razlikuje glede na panogo. V medicinski ali zdravstveni industriji, na primer, tovrstna programska oprema omogoča vodjem, da vidijo, s katerimi pacienti delajo njihovi uslužbenci, za katere izmene so razporejeni njihovi uslužbenci in katere naloge so uslužbenci opravljali v svojih izmenah. Programska oprema za upravljanje zdravstvenega osebja bi lahko na primer omogočila vodji, da vidi, katera zdravljenja so bila opravljena med izmeno in kateri bolniki bi morda potrebovali posebno zdravljenje.
Ko upravljavec voznega parka uporablja programsko opremo za upravljanje osebja, po drugi strani običajno sledi lokaciji svojih vozil v voznem parku. Ta vrsta vodje lahko uporabi tudi globalni sistem za določanje položaja (GPS), da bi izvedela, kam zaposleni potujejo s svojimi vozili. Če se voznik izgubi ali gre na pot, zaradi katere bi lahko zamudil ali bi lahko povzročil dodatne stroške goriva, lahko vodja s programsko opremo za upravljanje osebja stopi v stik z voznikom.
Strokovnjaki, kot so vodje človeških virov, lahko uporabljajo programsko opremo za upravljanje osebja za shranjevanje in organiziranje podatkov o zaposlenih. Te programe lahko uporabljajo za oblikovanje profilov ali računov zaposlenih, ki lahko vključujejo dokumente, kot so prijave, življenjepisi, spremna pisma, referenčna pisma in akademski prepisi. Vodje človeških virov lahko to programsko opremo uporabljajo tudi za spremljanje evidenc zaposlenih, kot so sestanki, pritožbe in nagrade.
Posamezniki, ki uporabljajo programsko opremo za upravljanje osebja, običajno uporabljajo programsko opremo, ki jo kupijo in namestijo v svoje računalnike in sisteme poslovnega omrežja, ali programsko opremo, ki jo uporabljajo kot storitev. Ko kupujejo in nameščajo programsko opremo, imajo običajno oddelke za informacijsko tehnologijo (IT), ki so odgovorni za izvajanje nadgradnje zmogljivosti in varnosti. Po drugi strani strokovnjaki, ki uporabljajo programsko opremo kot storitev (SaaS), običajno plačajo naročnino gostitelju programske opreme, ki je odgovoren za posodabljanje programov. Ko strokovnjaki uporabljajo programsko opremo kot storitev, imajo pogosto dostop do nje s skoraj vsakega računalnika ali naprave, ki ima internetno povezavo.
SmartAsset.