Različne vrste programske opreme telefonskega odzivnika so večinoma opredeljene s funkcijami, ki jih ponujajo. Ti vključujejo dolžino sporočila, ki ga programska oprema lahko posname, in kakovost zvoka, ki je včasih bistveno boljša od tiste, ki je možna s standardnim telefonskim odzivnikom. Nekatera programska oprema lahko tudi razvrsti dohodna sporočila v različne mape za določanje prednosti. Druga programska oprema ima vključeno funkcijo faksa.
Osnovna predpostavka uporabe programske opreme namesto fizičnega stroja za sprejemanje telefonskih klicev in snemanje sporočil ponuja številne prednosti. Programska oprema telefonskega odzivnika lahko manipulira z dohodnimi podatki na načine, ki jih namenski stroj ne more. Vmesnik uporabe dejanske programske opreme namesto stroja z le nekaj gumbi daje tudi prednost možnosti interakcije na bolj zapleten način. Z razvojem glasovnih klicev prek internetnega protokola (VoIP) postaja telefonski odzivnik, ki temelji na programski opremi, še bolj privlačna možnost.
Ena najučinkovitejših lastnosti vse programske opreme telefonskega odzivnika je zmožnost snemanja toliko zvočnih podatkov, kot jih lahko shrani naprava za shranjevanje. Kakovost zvoka je morda celo boljša, saj se digitalni podatki sčasoma ne poslabšajo kot kaseta. Digitalni posnetek sporočila pomeni tudi nadzor nad predvajanjem, ki omogoča poslušalcu, da preskoči sporočilo ali ga arhivira za kasnejše poslušanje.
Druga značilnost nekaterih vrst programske opreme telefonskega odzivnika je možnost razvrščanja dohodnih sporočil v posebne mape. To omogoča, da se sporočila neznanih klicateljev postavijo v eno mapo, medtem ko se klici znanih prijateljev lahko postavijo v drugo, kar uporabniku omogoča, da določi prednost, kaj mora najprej poslušati. Nekatera programska oprema celo omogoča prejemanje in razvrščanje besedilnih in slikovnih sporočil.
Glede na vrsto internetne povezave je mogoče nekatere vrste programske opreme telefonskega odzivnika konfigurirati za pošiljanje opozoril na druge naprave ali e-poštne račune. Programska oprema lahko sprejme sporočilo in nato pošlje e-poštno opozorilo na službeni e-poštni naslov s podrobnostmi o tem, kdo je klical in kako dolgo je sporočilo. Lahko celo vključuje možnost pošiljanja besedilnih sporočil prek spletnega vmesnika.
Obstajajo posebne vrste programske opreme telefonskega odzivnika, ki poskuša biti več kot le programska oprema za snemanje. To lahko vključuje program, ki ima tudi prepoznavanje glasu, kar omogoča krmarjenje po kontrolah izključno prek glasovnih ukazov. Nekateri programi vključujejo tudi funkcijo telefonskega klicanja, tako da, ko je sporočilo poslušano, lahko telefonsko številko pokličete nazaj na zahtevo za začetek klica.
Obstajajo tudi vrste programske opreme telefonskega odzivnika, ki integrirajo druge možnosti, na primer možnost prejemanja faksa. Ista vrsta programske opreme lahko vključuje tudi možnost pošiljanja faksa. Z integracijo zmogljivosti telefonskega odzivnika, dostopa do telefonske linije v živo in moči popolnoma prilagodljive računalniške programske opreme obstaja neomejena kombinacija funkcij, ki jih je mogoče uporabiti s programsko opremo telefonskega odzivnika.