Enostavne poslovne knjige se v podjetjih uporabljajo za spremljanje in dokumentiranje prilivov in odlivov gotovine. Glavne knjige ločujejo stanja na računu sredstev in obveznosti na breme in dobropise. Podknjige podrobno opisujejo transakcije, ki neposredno vplivajo na stanje na računu, kot so terjatve. Knjige se včasih imenujejo t-računi, saj morajo vse transakcije, ki vplivajo na stanja v breme, izravnati ali enake transakcijam, ki vplivajo na kreditna stanja.
Knjigovodje in računovodje dokumentirajo stroške podjetja in plačila, ki jih prejme z vrsto vpisov v dnevnik. Na primer, če podjetje kupi zaloge na kredit, se vnese v breme za znesek nakupa zalog. Za isti znesek bo opravljen ustrezen vnos kredita, ki kaže, da je dolgovan na računu ali kreditni liniji. Ti zneski se na koncu uporabijo za izračun končnega stanja računa, ki se nato prenese v eno od vrst preprostih knjig.
Izraz t-račun se uporablja za opis postopka razvrščanja debetnih in kreditnih transakcij. Ime izhaja iz tega, kako so transakcije predstavljene: na papirju je narisana črta, ki spominja na črko “t”, na desni so zabeleženi zneski bremenitve, na levi pa kreditni zneski. Vsaka transakcija vsebuje tako obremenitev kot dobropis podknjige. Na primer, plačilo na računu bi povzročilo bremenitev ali znižanje gotovinskega računa in dobropis ali povečanje računa obveznosti do računov.
Za skupine transakcij, ki so med seboj povezane, se ustvari podknjiga. Podknjige so način za pomoč pri poenostavitvi računovodskih izkazov podjetja. Odražajo, ali se je stanje na računu povečalo ali zmanjšalo v obračunskem obdobju, ki običajno lahko traja tri mesece, šest mesecev ali eno leto. Na primer, v primeru terjatev lahko znesek salda odraža, ali ima podjetje težave z zbiranjem dolgovanega denarja za zaloge, ki so že prodane.
Končna stanja podknjig se prenesejo v glavne knjige. Te vrste preprostih knjig so povzetek izvora celotnega debetnega in kreditnega stanja podjetja. Glavna knjiga ne daje podrobnosti o stanju na računih. Na primer, račun »prodaje« bo naveden kot eno stanje in je vsota vseh prodaj, ki jih je podjetje ustvarilo v tem obračunskem obdobju.
Glavne knjige so znane tudi kot »končni vnos«. Enostavne knjige vsebujejo vrednosti, ki bodo uporabljene za izdelavo bilance stanja, izkaza poslovnega izida in izkaza denarnih tokov podjetja. Skrbno vodenje evidenc v preprostih knjigah je lahko še posebej koristno, ko pride čas za sestavo bilance stanja, saj morajo sredstva podjetja enaka obveznostim in lastniškemu kapitalu družbe.