Naročila imajo funkcijo dovoljenja nakupa blaga ali storitev pri različnih prodajalcih. Za različne velikosti in vrste nakupov se uporabljajo različni obrazci za naročilnice. Ti obrazci vključujejo naročilnice ali zahtevke, redna naročilnica, trajna naročilnica, univerzalna naročilnica, pogodbe za storitve in naročilnice za spremembe.
V rednem postopku naročila, če mora poslovna enota opraviti nakup, pripravi zahtevo za naročilo ali zahtevo, v kateri so podrobno opisani želeni artikli, količina, cena na enoto, kdaj so predmeti potrebni in prednostni prodajalec, če obstaja. Poslovna enota zahtevo predloži vodji, ki je pooblaščena za odobritev nakupa, ali nabavni službi v odobritev. Če je naročilo za večji nakup ali veliko denarja, bo morda zahtevalo več kot eno stopnjo odobritve, preden je dokončano.
Nabavni oddelek pregleda zahtevo in izbere najboljšega prodajalca za material ali storitve. Ko je zahteva odobrena, se izda naročilo in se mu dodeli številka, ki se nato prek dostave in plačila navede v vsej korespondenci v zvezi s tem naročilom. Obrazci za naročilnice so lahko elektronski ali tiskani. Videz obrazca naročilnice ni pomemben; podatki na njem so tisti, ki določajo dogovor med prodajalcem in kupcem.
Obrazci za trajne naročilnice se uporabljajo, ko podjetje potrebuje redno dostavo enake količine materiala, na primer mesečno pošiljko. Trajno naročilnico odobri interval dobave in ceno blaga ter določa, koliko časa bo trajalo v veljavi. Trajni nalog se lahko uporabi tudi za najem opreme ali vzdrževanja, ki se bo izvajal v določenem obdobju.
Obrazci splošnega naročila se uporabljajo za pokritje rutinskega nakupa majhnih količin predmetov nizke vrednosti. Na primer, pisarna ima lahko splošno naročilnico za nakup papirja, črnila in tonerja za funkcije kopiranja in tiskanja. Splošno naročilo običajno omejuje vrste artiklov, ki jih je mogoče kupiti, in določa omejitev posameznega naročila in omejitev skupne vrednosti ter datum poteka.
Obrazci za pogodbena naročilnica se običajno uporabljajo za pokrivanje dela, potrebnega za dokončanje projekta. Natančno določajo, katera dela se bodo izvajala in po kakšnem urniku. Pogodbeno naročilo lahko predvideva vmesna plačila, ko projekt doseže določene mejnike. Če je med projektom potrebno spremeniti zahteve, se lahko izda sklep o spremembi. Naročilo za spremembo natančno opisuje, katere specifikacije so bile spremenjene in je vključeno v prvotno naročilnico.
Zahteve podjetja lahko zahtevajo ponudbo za vse nakupe, ki bodo stali več kot določen znesek denarja ali ki vključujejo določeno vrsto blaga ali storitev. V tem primeru bo nabavna služba zahtevala ponudbe. Po prejemu in pregledu ponudb bo nabavna služba oddala naročilo uspešnemu ponudniku.
SmartAsset.