Nakupi osnovnih sredstev in nakupi za nadgradnjo osnovnih sredstev so dve različni vrsti kapitalskih izdatkov (capex). Osnovna sredstva so fizična lastnina z dobo koristnosti, ki presega tekoče leto. Nepremičnina mora biti tudi določene narave, da se lahko opredeli kot osnovno sredstvo in ne kot obratno sredstvo. Fizična lastnina, ki se obravnava kot osnovno sredstvo, mora imeti kakovost trajnosti, kot so nepremičnine ali večji stroji, in ne nekaj, kar ima lahko večletno življenjsko dobo, vendar se zlahka premakne ali proda, kot je računalniški tiskalnik. Kategorija osnovnih sredstev se v proračunu običajno imenuje opredmetena osnovna sredstva (PP&E).
Poslovni odhodki morajo biti pravilno razvrščeni za računovodske in davčne namene. Sredstva, ki jih podjetje pridobi v poslovnem letu, se lahko obravnavajo kot tekoča ali fiksna, kar vpliva na to, kako se sredstvo obravnava za davčne namene. Sredstvo se šteje za kratkoročno, če je bilo porabljeno v tekočem ali naslednjem letu ali ga je mogoče zlahka pretvoriti v denar. Stroški za pridobitev kratkoročnega sredstva se odpišejo v poslovnih knjigah družbe v letu, ko je sredstvo pridobljeno.
Osnovno sredstvo je premoženje, ki ima dolgo življenjsko dobo in ga ni mogoče enostavno prodati ali pretvoriti v denar. Te vrste premoženja ni mogoče šteti za odhodek v letu, ko je bila pridobljena. Davčni zakonik zahteva, da se stroški osnovnih sredstev amortizirajo v času njihove dobe koristnosti, kar pomeni, da je treba celoten strošek razporediti na leta, ko se bo nepremičnina uporabljala, enak del pa se vsako leto odšteje. Nepremičnine se vsako leto amortizirajo, kar je še en strošek, ki ga mora podjetje evidentirati v svojem računovodskem sistemu.
Kapitalski izdatki so denar, porabljen za PP&E. Obstajata dve vrsti denarnih izdatkov, ki bosta odhodek kvalificirali kot kapital za davčne namene. Če podjetje kupi karkoli, kar velja za osnovno sredstvo, je strošek kapitalski izdatek. Za kapital se štejejo tudi izdatki za nadgradnjo osnovnega sredstva ali podaljšanje njegove dobe koristnosti. Vsak izdatek denarja za pridobitev kratkoročnega sredstva se namesto tega šteje za operativni odhodek (operex).
Pomen razvrščanja kapitalskih izdatkov je povezan predvsem z davčno obravnavo, ima pa tudi druge posledice za finančno poslovanje podjetja. Podjetja delujejo v skladu z letnim proračunom, operativni proračuni pa upravljajo denarni tok tekom proračunskega leta. Osnovna sredstva se vodijo ločeno v kapitalskem proračunu, ki odraža samo kapitalske izdatke. Nakup ali razvoj PP&E običajno zahteva velike denarne izdatke, zapleteno financiranje in načrt nakupov, ki obsega več let, kar zahteva od poslovodstva, da vnaprej identificira sredstva, da jih je mogoče ustrezno upoštevati v finančnem načrtu podjetja.