Javne evidence so tiste evidence, ki so na voljo za javni vpogled. Ti zapisi so pogosto brezplačno na voljo javnosti v pregled na lokaciji, kjer so shranjeni. V drugih primerih so lahko na voljo za majhno plačilo. Ti zapisi so pogosto poimenovani glede na to, kje se hranijo ali kje izvirajo. Obstajajo sodni, državni, okrožni in mestni. Javnosti so na voljo tudi evidence, ki jih vodi zvezna vlada.
Teoretično bi moral biti v demokraciji vsak zapis, ki je izdelan in plačan na stroške davkoplačevalcev, javna evidenca. Vendar pa obstajajo primeri, ko ti zapisi morda niso na voljo takoj. To se pogosto zgodi v primeru, ko bi podatki v zapisu ogrozili nacionalno varnost, posegali v sodno zadevo ali kršili človekovo pravico do zasebnosti. Na neki točki bodo lahko zapisi na voljo. Tiste, ki so, se lahko imenujejo razkrite javne evidence.
Vsaka posamezna jurisdikcija svoje evidence obravnava nekoliko drugače. Na primer, v nekaterih državah je za pridobitev rojstnega lista morda potrebno obrniti se na državni urad za vitalno statistiko ali podoben urad. V drugih primerih se bo treba obrniti na okrožni urad, ki je zadolžen za takšno statistiko. V nekaterih primerih se bodo celo navidezno povezane evidence hranile na dveh različnih mestih. Poročni list se lahko hrani v okrajnem uradu. Odlok o razvezi zakonske zveze v zvezi z isto zakonsko zvezo se pogosto hrani pri sodišču.
Zato je pomembno, da posameznik, ki išče javno evidenco, natančno razume, kakšno vrsto zapisa išče. To lahko prihrani ure iskanja ali prihrani neprijetnosti zaradi odhoda na napačno lokacijo. Ker ima vsaka država in okrožje drugačen sistem, je najbolje, da pokličete vnaprej, določite vrste potrebnih zapisov in vprašate, kje bi se nahajali.
V nekaterih primerih se kopije javnih evidenc lahko pošlje posamezniku, čeprav je to pogosto odvisno od vrste javne evidence. Tudi brezplačni zapisi bodo verjetno imeli stroške kopiranja in poštnine, če bodo poslani posamezniku. V skladu z državnimi in zveznimi zakoni morajo biti te pristojbine razumne in natančno odražati stroške, povezane s pripravo zapisov. Vključujejo lahko stroške materiala in čas zaposlenega, ki je iskal zapise.
V nekaterih primerih je mogoče poiskati javne evidence na spletu. Ti lahko vključujejo javne kazenske evidence, premoženjske evidence in druge sodne evidence. Čeprav informacije ne bodo v enaki obliki kot fizični zapisi, so osnovne informacije običajno vse na voljo. Če ne, lahko spletno iskanje zagotovi podrobnosti o dostopu do popolnih zapisov.
SmartAsset.