Različne vrste uporabljenih oblik predlogov so odvisne od industrije in njenih edinstvenih zahtev. Obstajajo štirje splošni formati, ki se uporabljajo pri ustvarjanju poslovnega predloga: ponudba storitev, odgovor na zahtevo za predlog, predlog poslovnih storitev in predlog gradnje. Ti različni formati predlogov so zasnovani tako, da zagotavljajo strukturo za podjetja, ki želijo biti obravnavana za določeno pogodbo. Formati niso regulirani in se lahko glede na njihove zahteve nekoliko razlikujejo glede na podjetje.
Začetno obliko predloga zagotovi potencialna stranka, ki je izdala zahtevo za predlog (RFP). Ta dokument se uporablja za zagotavljanje podrobnih specifikacij širokemu krogu dobaviteljev. Odgovornost dobavitelja je, da pregleda RFP, ugotovi, ali je sposoben izpolniti naročnikove zahteve, in pripravi odgovor. Vsi predlogi in odgovori so v pisni obliki in so del pravne pogodbe med dobaviteljem in kupcem.
Ponudba za storitve vključuje ozadje storitvenega podjetja, podroben odgovor na dokument RFP. Ta dokument vsebuje razčlenjen seznam storitev, ki jih lahko zagotovi podjetje, in vseh storitev, ki bi jih zagotovil podizvajalec. Običajno predlogi storitev vključujejo razdelek o trenutnih zahtevah po storitvah, pogodbi o izvajanju storitev in pogodbi o ravni storitve (SLA). V SLA je podroben seznam natančnih storitev, ki jih je treba zagotoviti, in na kateri ravni strokovnega znanja. Razpoložljivi datumi virov, kopije življenjepisov, pričevanja strank in reference so prav tako pogosti v tej vrsti oblike predloga.
Odziv na obliko predloga RFP običajno narekuje sam RFP. Podroben del odgovora mora biti oblikovan tako, da se ujema z dejanskim RFP. Namen te vrste oblikovanja je zagotoviti, da lahko stranke zlahka primerjajo svojo zahtevo z odgovorom, pri čemer opazijo morebitna odstopanja ali vprašanja po razčlenjenih točkah.
Oblika predloga poslovnih storitev je bolj značilna za prodajno predstavitev. Ni nenavadno, da je predlog kombinacija sestankov in pisnega odgovora. Storitvene brošure, splošni pregledi in priporočila prejšnjih strank so primarno gradivo v tej obliki. Pomembno je omeniti, da so podrobnosti o cenah in dobavi običajno predmet pogajanj, pri čemer je potrebno več ponovitev, preden se pripravi končna pogodba.
Predlogi za gradnjo so zelo podrobni dokumenti in vedno vključujejo načrte, dokumente o specifikacijah in razčlenjene časovne okvire. Poleg te stopnje podrobnosti je pogosto umetnikova upodobitev predlaganega izdelka ali tridimenzionalni model, ki strankam pomaga vizualizirati končni rezultat.
SmartAsset.