Telefaks, okrajšava za telefaks, pošilja in sprejema upodobitve dokumentov. Pošiljatelj posreduje grafično sliko enega ali več dokumentov po telefonskih linijah v obliki podatkovnega toka, ki ga rekonstruira sprejemni stroj. Faksi omogočajo zelo enostavno pošiljanje dokumentacije po mestu, po državi ali celo v drug del sveta, vse v nekaj sekundah.
Danes je na voljo nešteto vrst naprav, med katerimi lahko izbirate, a skoraj vsi so faksi na »navadnem papirju«, katerih končni izdelek je zelo podoben natisnjeni strani. Primerjajte to s preteklostjo, ko so zgodnji stroji uporabljali posebne zvitke termičnega papirja, ki so bili neprijetni, dragi in niso vedno dobro upodabljali poslanega dokumenta. Faks “navaden papir” uporablja standardne postopke kopirnega papirja in črnila.
Večnamenski stroj je bil naravni napredek v razvoju faksov. Večina današnjih naprav ima na primer vgrajeno glasovno pošto in napredne funkcije slušalke, tako da lahko telefon služi kot glavni telefon v majhni pisarni. Faks bo razlikoval med dohodnimi modemskimi klici in človeškimi klici in bo samodejno odgovoril na faksirane klice. Funkcije telefona so na splošno zelo prilagodljive.
Druga funkcija, ki je skupna skoraj vsem današnjim modelom, je možnost uporabe faksa kot kopirnega stroja. Na splošno je to namenjeno uporabi za lahka dela kot priročnost in ni namenjeno zamenjavi težkega samostojnega kopirnega stroja. Številni stroji vključujejo tudi optični bralnik, kar odpravlja še en dodaten stroj v pisarni ali domu, mnogi pa lahko delujejo kot tiskalniki. Ti modeli imajo običajno pladnje za papir večje zmogljivosti.
Fax stroj za navaden papir blagovne znamke z osnovno integrirano funkcionalnostjo – faks, telefon in kopirni stroj – se lahko začne že za 55 USD, čeprav bo cena odvisna od znamke, modela in splošnih lastnosti. Na primer, model z več telefonskimi linijami bo stal nekoliko dražji, prav tako tudi funkcionalnost tiskalnika. Tudi laserski faks bo dražji od standardnega modela, prav tako stroji, ki lahko tiskajo barvno.
Nekatere priročne funkcije, ki jih je treba iskati v faksih, vključujejo možnost samodejnega pošiljanja faksov sredi noči. To izkorišča nižje telefonske cene, kar je priročno za faksiranje na dolge razdalje, ki ni prioriteta. Skupaj s tem je nastavljeno število strani, ki jih bo shranil pladenj za faks. En pladenj lahko drži osem dokumentov, drugi model pa trideset. Faks je mogoče programirati tako, da pošlje toliko strani na prvo številko, konča faks, pokliče drugo številko, pošlje toliko več dokumentov iz pladnja itd.
Najboljši način za izbiro pravega faksa je, da dobro preučite svoje potrebe. Odločite se, katere integrirane funkcije so najbolj potrebne, jim dajte prednost in poskrbite, da bo model, ki ga izberete, izpolnil vse vaše potrebe na vsakem od teh področij. Če je na primer skener pomemben, kaj boste skenirali? Telefaksi s podajanjem papirja z vgrajenimi skenerji so odlični za skeniranje dokumentov, toda za optično branje strani iz knjige boste potrebovali ploski optični bralnik, da boste knjigo odprli. V slednjem primeru je morda lažje poiskati optični bralnik z vgrajeno zmožnostjo faksiranja, ne pa obratno.