Dela vodje predlogov običajno vključujejo nadzor nad postopkom priprave in predložitve pisnega načrta za zagotavljanje projektnih storitev. Velik del odgovornosti, povezanih z delovnimi mesti vodje predlogov, vključuje pregled projektnih zahtev, pisanje in sestavljanje skupine za pripravo predloga. Ko proces napreduje, lahko delovna mesta vodje predlogov vključujejo tudi posredovanje sestankov in preglede oddaje predlogov po oddaji predlogov.
Običajno lahko upravljavci predlogov delajo v različnih okoljih, kjer organizacije licitirajo za storitve za najem. Neprofitne organizacije bodo morda potrebovale upravitelje predlogov, da bi se oddali za vladna naročila ali nepovratna sredstva. Organizacije zasebnega sektorja običajno najamejo vodje predlogov, da se tudi prijavijo za projekte za vlado in druga zasebna podjetja.
Oseba v tej vlogi lahko opravi pregled zahtev predloga, pri čemer se osredotoči na stvari, kot so oblika, dolžina in podporne podrobnosti. Pregled zahtev bi lahko pomagal pri ugotavljanju izvedljivosti dokončanja predloga. Razumevanje zahtev predloga običajno utira pot vodji predlogov, da sestavi ekipo, potrebno za izpolnitev vsake naloge.
Na splošno se predlogi izpolnijo v enem od dveh formatov, odvisno od meril, ki jih določi vlagatelj predloga projekta. Nekateri vlagatelji bodo morda želeli podroben dokument, ki pojasnjuje, kako lahko organizacija izpolni določene odgovornosti projekta. Drugi bi morda raje imeli kratko predstavitev na visoki ravni, ki poudarja pomembne vidike in odgovarja na vprašanja o sposobnostih organizacije. Spet drugi lahko pričakujejo tako podroben pisni dokument kot predstavitev na visoki ravni.
V obeh primerih so delovna mesta vodje predlogov običajno odgovorna za zagotovitev, da lahko organizacija izpolni zahteve za predložitev načrta. Velikokrat je za to potrebno opredeliti mejnike predlogov za izpolnjevanje rokov za oddajo. Ne samo, da mora vodja predlogov sprejeti to odločitev, ampak mora zagotoviti tudi potrebna sredstva.
Viri za dokončanje predloga projekta lahko vključujejo ekipo in finančna sredstva. Projektno skupino lahko sestavljajo zaposleni, ki imajo naloge, kot so izvajanje raziskav in pisanje predloga. Finančni viri pogosto vključujejo stroške organizacije za izpolnjevanje projektnih obveznosti.
Čeprav bi vodja predlogov lahko prenesel večino dela, je končna odgovornost za rezultat na njej. To običajno zahteva vodstvene sposobnosti, da ekipa ostane na pravi poti z nalogami, mejniki in roki. Ureja lahko material, ki ga člani skupine predložijo v podporo predlogu, na primer finančni proračun in pisne podrobnosti. Prav tako običajno nadzoruje vsakodnevno dejavnost, da ugotovi, ali kakšna opravila zamujajo.
Delo v zvezi z delovnimi mesti vodje predlogov se običajno ne konča z oddajo. Če vlagatelj sprejme ponudbo organizacije, lahko nekateri upravljavci predlogov vodijo pogajanja o pogodbi. Poleg tega lahko vodje predlogov vodijo tudi brifinge z osebjem, ki je odgovorno za izvajanje projektnih zahtev. Ne glede na to, ali je ponudba sprejeta ali ne, večina upraviteljev predlogov organizira tudi sestanke za pregled po postopku, da ugotovi vrzeli v učinkovitosti.