Ko želijo podjetja ali druge organizacije gostiti srečanje strokovnjakov, večina najame koordinatorja sestanka, znanega tudi kot koordinator konference ali načrtovalec dogodkov, ki bo nadzoroval podrobnosti. Na splošno so delovna mesta koordinatorjev sestankov odgovorna za načrtovanje in organizacijo podrobnosti, ki vodijo do datuma dogodka. Vidik načrtovanja lahko od koordinatorjev srečanja zahteva, da pokrijejo širok nabor nalog. Organizacija je na splošno pomembna veščina, saj morajo delovna mesta koordinatorja za srečanje določiti ustrezen format glede na cilje organizacijske enote.
Koordinatorji konference so odgovorni za načrtovanje več podrobnih korakov dogodka. Ti koraki običajno vključujejo izbiro spletnega mesta za gostovanje dogodka in stik z voditelji. Drugi koraki, ki vodijo do datuma dogodka, lahko vključujejo ureditev cateringa obrokov in pripravo konferenčnega gradiva.
Velikost dogodka lahko določi raven nalog, ki jih morajo izpolniti tisti, ki imajo naloge koordinatorja srečanj. Dogodki velikega obsega pogosto zahtevajo veliko pomembnih logističnih korakov, da zagotovimo, da podrobnosti niso spregledane. Takšne pomembne podrobnosti vključujejo zavarovanje predavateljev in potrditev razpoložljivosti spletnega mesta. Majhni dogodki, kot je sestanek za en oddelek, lahko vključujejo naloge za manj udeležencev v podjetju. Te naloge bi lahko vključevale rezervacijo prostora za sestanke, pošiljanje elektronskih vabil zaposlenim na udeležbo, naročanje obrokov in zagotavljanje avdio-vizualnih potreb.
Kar zadeva kraj dogodka, lahko koordinatorji srečanja tesno sodelujejo s predstavnikom prizorišča. Ta interakcija je običajno potrebna, da se ugotovi, ali lahko prizorišče sprejme datum, število udeležencev, obroke, avdiovizualno opremo in vse druge potrebščine. Druga odgovornost za to nalogo vključuje zagotovitev pogodbenega sporazuma s predstavnikom kraja dogodka.
Ko je prizorišče zavarovano, načrtovalec dogodkov začne organizirati preostale podrobnosti dogodka. To lahko vključuje pripravo konferenčnega gradiva. Nekatera delovna mesta koordinatorjev sestankov so odgovorna tudi za komunikacijo s predavatelji, da se določijo potrebe, kot so potovalni aranžmaji, pripomočki za predstavitev in štipendija za sodelovanje.
Priprava na datum dogodka običajno zahteva administracijo podrobnosti pred in med dogodkom. Pred dogodkom bodo koordinatorji sestankov zagotovili hotelske namestitve za predavatelje in pripravili na primer konferenčno gradivo. Med dogodkom večina nalog vključuje registracijo udeležencev in zagotovitev, da so sejne sobe pripravljene pred začetkom seje.
Na koncu dogodka bodo morda morali koordinatorji srečanja oceniti uspeh dogodka. Običajno udeleženci in voditelji prejmejo ankete, da zagotovijo povratne informacije o vseh vidikih dogodka. To lahko pomaga koordinatorju srečanja pri pripravi dogovorov za prihodnji dogodek.
V nekaterih podjetjih lahko delovna mesta koordinatorja srečanj zahtevajo tudi nadzor stroškov, povezanih z dogodkom. Koordinatorji srečanj bodo morda morali napovedati stroške in zagotoviti, da bodo odhodki v okviru proračuna. Ti stroški običajno vključujejo plačilo voditeljem, catering in izpolnitev pogodbe o prizorišču.