Vodenje glavne knjige je proces, kjer podjetja nadzorujejo evidentiranje in poročanje finančnih številk v svojih računovodskih knjigah. Za ohranitev svoje finančne neoporečnosti podjetja lahko obstajajo različne vrste sistemov upravljanja. Nekaj različnih sistemov vodenja glavne knjige lahko vključuje finančno računovodstvo, notranje in zunanje revizije ali ločitev nalog. Lastnik, vodstveni delavci ali glavni finančni direktor podjetja so lahko odgovorni za določitev teh smernic. Neustrezno vodenje glavne knjige lahko povzroči slabo finančno poročanje podjetja.
Standardne prakse finančnega računovodstva so med najpogostejšimi metodami, ki jih podjetje lahko uporabi pri vodenju glavne knjige. Te prakse vključujejo uporabo knjig, dnevnikov, finančnih računov in drugih računovodskih orodij. Računovodje so odgovorni za nadzor podatkov, zabeleženih v teh različnih računovodskih orodjih. Računovodje ob določenih obdobjih v mesecih uskladijo in pregledajo računovodske knjige glede točnosti ter sistematično vodijo glavno knjigo. Nadzorniki in drugi opravijo končni pregled za ta proces v podjetju.
Notranja in zunanja revizija sta drugi načini, kako lahko podjetje sodeluje pri vodenju glavne knjige. Notranje revizije zahtevajo uporabo zaposlenih, ki niso povezani z računovodstvom, za pregled računovodskih knjig. To omogoča višjemu vodstvu podjetja, da zagotovi, da računovodje pravilno ravnajo s finančnimi transakcijami. Zunanja revizija zahteva uporabo zunanjega računovodskega podjetja za pregled računovodskih knjig podjetja, da se zagotovi, da so v skladu z nacionalnimi računovodskimi standardi. Ta proces vodenja knjige je namenjen zunanjim deležnikom in jim omogoča, da razumejo, kako dobro podjetje upravlja finančne transakcije.
Da bi ustrezno zagotovili odsotnost goljufij in poneverb, se podjetje pogosto loti ločevanja nalog. Ta računovodska praksa omejuje število računovodskih nalog, ki jih lahko opravi en posameznik v podjetju. Vodenje glavne knjige lahko vključuje veliko različnih dejavnosti, tako da lahko en posameznik poskuša zagrešiti goljufijo in jo nato prikriti. Na primer, zbiranje in štetje gotovine, pisanje in knjiženje depozitov ter pošiljanje denarja banki so vse običajne dejavnosti upravljanja gotovine. En zaposleni, ki opravi vse te dejavnosti, ima lahko možnost poneverbe sredstev, ne da bi bil opažen.
Vodenje glavne knjige je proces, ki se sčasoma razvija. Ko podjetje raste in se širi, se bodo tudi njegove računovodske prakse. Podjetja bodo morala najti nove in učinkovite načine za upravljanje vsakodnevnih računovodskih nalog. Zaposlovanje zaposlenih in izdelava računovodskih priročnikov sta med najpogostejšimi načini za dosego tega.