Predlogi so poslovni dokumenti, ki se običajno uporabljajo za enega od dveh namenov. Pogosto se predlog pripravi kot odgovor na poizvedbo potencialne stranke. V drugih primerih se dokument pripravi z namenom, da predstavi poslovno idejo nekomu, ki je sposoben ponuditi financiranje ali drugo podporo. V obeh primerih obstaja temeljni sklop smernic za predloge, ki bodo vedno povečale možnosti za pozitiven odgovor na dokument.
Ko potencialna stranka izda uradno zahtevo za predlog ali RFP, je velik del dela že opravljenega vnaprej. RFP vam bo povedal, katere podatke je treba vključiti v predlog, preden bo obravnavan. V mnogih primerih bo RFP tudi narekoval, kako bodo ti podatki predstavljeni in urejeni. Z uporabo besedila in izrazov v RFP bo veliko lažje oblikovati predlogo predloga, ki bo navdušila prejemnika in povečala vaše možnosti za zaslužek podjetja.
Smernice za predloge tudi narekujejo, da je besedilo vašega predloga jasno in natančno. Glavne ideje predloga želite prenesti na čim bolj neposreden način. To bo zmanjšalo možnosti, da bi kdorkoli, ki bere končni format predloga, na polovici poti izgubil zanimanje in prešel na predlog, ki ga je predložila vaša konkurenca. Izogibajte se uporabi slenga ali tehničnih izrazov, razen če smernice za predloge, vsebovane v RFP, izrecno dopuščajo to besedo.
Poleg jasnosti sta za uspeh predloga izjemno pomembna pravilno črkovanje in ločila. Prepogosto se sicer briljanten predlog zavrže, preprosto zato, ker napake v besedilu otežujejo branje. Smernice za predlog zahtevajo, da se dokument temeljito preveri glede kakršnih koli pravopisnih ali ločilnih napak, preden je predlog sploh oddan.
Če RFP ne določa elementov, kot je uporaba vizualnih elementov ali vključitev naslovne strani, splošne smernice predloga zahtevajo, da se te vrste dodatkov dodajo v končni dokument. Izrezki, logotipi, tabele in druge slike pomagajo razbiti oster videz besedila in zagotavljajo nekaj osvežitve za oko med branjem dokumenta. Vendar pa preudarno uporabljajte vizualne elemente. Če jih vstavite brez očitnega razloga, bo dejansko škodilo učinkovitosti vašega predloga, saj se bodo drugi spraševali, kaj poskušate skriti za vso to pretirano dekoracijo oken.
Upoštevanje osnovnih smernic predloga bo močno povečalo potencial vašega končnega dokumenta za dosego želenega cilja. Če niste prejeli uradne zahteve za predlog in ne veste, kje začeti, uporabite vzorčne predloge, da dobite nekaj splošnih idej, kako nadaljevati. Z malo vaje boste kmalu lahko pripravili predlog, ki bo natančen, berljiv, dobro organiziran in vam bo zelo verjetno pomagal doseči posel ali podporo, ki jo iščete.
SmartAsset.