Upravljanje pogodb je naporen proces, ki zahteva pozornost do podrobnosti in sposobnost obdelave informacij iz različnih delov projekta, da se zagotovi izpolnjevanje pogodbenih zahtev. Nekatere izmed najboljših strategij, ki jih uporabljajo uspešni vodje pogodb, lahko povzamemo kot sistematizirajte, sledite, ocenite in prepoznajte (STAR). Uporaba nekaterih strategij, ki spadajo v te kategorije, bo poenostavila administracijo in pomagala vodji pogodbe, da se izogne najbolj očitnim pastem.
Vodje morajo sistematizirati upravljanje pogodbe. Ustvarite edinstven sistem z uporabo baze podatkov po meri za obdelavo podrobnosti ali kupite komercialni programski paket za upravljanje pogodb. Vso relevantno dokumentacijo je treba vložiti tako v elektronski kot v tiskani obliki. Poiščite udoben način za povezovanje stikov in korespondence z ustrezno pogodbo. Cilj je ustvariti ponovljiv postopek za upravljanje pogodb, ki ga lahko uporabljajo različni ljudje v različnih okoliščinah.
Mejnike, končne rezultate in stroške je treba natančno spremljati. Te tri kategorije so bistvo upravljanja pogodb. Mejnike je treba zabeležiti kot dogodke v koledarju z opozorili, da jih boste imeli v mislih. Končne rezultate je treba definirati in spremljati s sistemom poročanja, ki zbira informacije od zaposlenih, ki delajo na projektu, in jih sintetizira v pisni dokaz, da je bil rezultat izpolnjen. Stroške je treba čim pogosteje spremljati in prilagajati proračunu projekta.
Pomembna je tudi osebna presoja statusa projekta v povezavi s pogodbo. Vzpostavljanje tesnih odnosov z vodjo projekta in najpomembnejšimi zaposlenimi, ki so dodeljeni pogodbi, jih lahko poveča, da bi bili resnični o statusu dela. Opraviti je treba tudi obiske na kraju samem, da se zagotovi način potrditve statusa projekta. Profesionalna in dosledna komunikacija z vsemi deležniki na projektu, zlasti z višjim vodstvom in stiki s strankami, bo pomagala zagotoviti, da bodo vsi jasno razumeli status projekta. Običajno je koristno ustvariti posodobitev projekta ali glasilo, ki se redno širi.
Vsi projekti lahko zaidejo iz tirnic in ključno je, da to prepoznamo, preden se zgodi. Z vzpostavljenim dobrim sistemom upravljanja pogodb se bodo začele pojavljati rdeče zastavice glede mejnikov, rezultatov in stroškov. Če so odnosi s linijskim osebjem močni, se bodo pojavile težave na terenu. Vse pomisleke je treba vključiti v redni tok komunikacije in obvestiti vodstvo. Vse pogodbe imajo postopek za obravnavanje nepredvidenih okoliščin, zahteve za spremembo pogodbe pa je treba vložiti, preden nastopi kriza.