Predlogi lahko igrajo pomembno vlogo v organizaciji. Večja vprašanja, kot so financiranje ali sprememba politike, se pogosto dobijo ali izgubijo na podlagi predlogov, ki jih obravnavajo. To pomeni, da je naloga pisanja predlogov pogosto bistvena. Tisti, ki jim je dodeljena dolžnost, lahko povečajo učinkovitost svojega predloga z upoštevanjem svojih metod analize občinstva, prepričevanja in predstavitve.
Analiza občinstva je metoda, ki jo mnogi ljudje pomotoma prezrejo. Predlog mora biti zelo ciljno usmerjen dokument. To se morda zdi težko, če je občinstvo sestavljeno iz številnih ljudi, vendar mora pisatelj poskušati dobiti čim bolj natančno oceno. Da bi bila ocena točna, mora pisatelj razumeti, kaj skrbi občinstvo. To lahko piscu omogoči učinkovito predstavitev informacij za boj proti zadržkom in poudarjanje prodajnih točk.
Prepričevanje je eno glavnih orodij, ki se uporabljajo pri pisanju predlogov. Zato bi moral pisatelj posvetiti veliko pozornosti svojim metodam prepričevanja. Ker je pisanje predlogov običajno namenjeno spodbujanju k dejanjem, bi moral predlog usmerjati občinstvo v smer tega dejanja. Da bi bil tak dokument učinkovit, se mora občinstvo počutiti, kot da jim je pisatelj dal pravilen odgovor. Če predlog pusti v občinstvu občutek, da pisec ne želi vsiljevati njihovega mnenja, dokument ni izpolnil svojega namena.
Pisatelj ne želi, da bi predlog jemali kot napačno prodajno smolo. To se lahko zgodi, če občinstvo meni, da skuša pisatelj prikriti temo z osredotočanjem na površne koristi predlagane ideje ali z namerno ignoriranjem morebitnih pomislekov. Oseba, ki piše predlog, mora imeti poglobljeno znanje o predlagani ideji. Če obstajajo vidiki, ki bi jih lahko obravnavali kot slabosti, je pogosto najbolje, da jih obravnavate neposredno.
Tudi pisanje predlogov zahteva jasnost. Ne smemo pozabiti, da predlogi v mnogih primerih predstavljajo rešitve za občinstvo, ki se ne zaveda, da ima potrebo. To pomeni, da učinkovit predlog pogosto zahteva opis problema ali področja, ki ga je mogoče izboljšati. Če to ni storjeno jasno in temeljito, bi lahko predlagano zamisel obravnavali kot neresno ali jo je mogoče odložiti.
Nekateri pisci delajo tudi napako, ko poskušajo dolžino uporabiti v svojo korist. Po nepotrebnem dolg predlog ima lahko učinke, ki so nasprotni od načrtovanih. Če so bile vse informacije jasno in inteligentno predstavljene in ni več kaj napisati, je najbolje, da ne pišete več.
SmartAsset.