Če načrtovanje vzdrževanja ni opravljeno učinkovito, lahko povzroči velike količine izgubljenega časa in denarja za proizvodnjo. Dolžnost načrtovalcev vzdrževanja je, da razvijejo metode za preprečevanje prekomernih odpadkov. Eden od načinov za to je, da se načrtovalci vzdrževanja spomnijo, kakšne so njihove odgovornosti. Prav tako bi morali razviti popolna naročila storitev in vzdrževati dobro zgodovino.
Izkušnje kažejo, da ima načrtovanje vzdrževanja lahko enega največjih učinkov na proračun podjetja. Številni poznavalci industrije so opazili, da so proračuni še vedno prepogosto negativno prizadeti, tudi če so zaposleni načrtovalci vzdrževanja. Eden od glavnih razlogov za to je, da so načrtovalci vzdrževanja običajno zaposleni z delovnimi mesti, ki niso njihova.
Učinkovito načrtovanje vzdrževanja na splošno zahteva posameznika, ki je angažiran in osredotočen na svoje naloge. Načrtovanje na način, ki zmanjšuje količino odpadkov, ni preprosta naloga. Od osebe zahteva veliko raziskav, ocenjevanja in izračuna. Vključuje tudi komunikacijo in usklajevanje z drugimi. To delo lahko postane obremenjujoče, če se prevzamejo nepovezane naloge, kot je načrtovanje vzdrževanja ali nadzor.
Načrtovanje vzdrževanja je nekaj, kar je treba opraviti vnaprej. Ne načrtujete čakanja, dokler ne pride do okvar ali večjih okvar. To povzroči izgubo nadzora, ki je lahko draga. Namesto tega je boljša metoda imeti načrte, ki se obetajo vsaj eno leto, če ne 18 mesecev. Priprava načrtovalca vzdrževanja mora biti prikazana s trdnim servisnim naročilom, učinkovitim urnikom zaustavitve in ustreznimi datotekami zgodovine.
Servisno naročilo se lahko šteje za trdno, če vsebuje vse, kar je treba sporočiti vsem, ki bodo vključeni v prihodnje vzdrževalno delo. Ta dokument si lahko ogledajo višje vodstvo, tehniki in računovodje. Zato je treba jasno začrtati pričakovano delo. Vključeni morajo biti materiali, potrebni za dokončanje dela. Poleg tega je treba vključiti elemente, kot so skice, dnevniki težav in posebna navodila.
Urnik zaustavitve je pomemben za primere, ko je treba objekt ali osnovno opremo začasno zapreti. Načrtovalec vzdrževanja bi moral biti sposoben ugibati, kako dolgo bo to obdobje. Prav tako bi moral opisati vse vzdrževalne projekte, ki jih je treba opraviti v tem času. Njegovo načrtovanje bi moralo vključevati, kako bo delovna sila uporabljena, da v zvezi s tem ne pride do odpadkov.
Številne ocene, opravljene med načrtovanjem vzdrževanja, se morajo zanašati na datoteke zgodovine. Ti dokumenti morajo vsebovati podrobne podrobnosti o zgodovini vse opreme. To lahko vključuje kakršne koli vzorce vzdrževanja ali stalne težave. Te datoteke bi morale biti tudi sposobne zagotoviti osnovo za ugibanja in raziskave glede dolžine in stroškov vzdrževanja.