Nakladnica je dokument, ki služi tako kot pogodba kot potrdilo med tovornim podjetjem in njegovimi strankami. Ta dokument opisuje artikle, ki jih stranka pošilja, kot tudi pogoje pogodbe med obema strankama. Velikokrat tovorna podjetja prevažajo več tovorov na isti ladji, letalu ali tovornjaku. Za spremljanje teh različnih tovorov podjetje izdela glavni tovorni list, ki konsolidira nakladnico za vsak posamezen tovor v en sam dokument. Glavni tovorni list vsebuje veliko različnih informacij, vključno s kontaktnimi podatki za stranke, opisi artiklov in pogoji pogodbe.
Vsak glavni tovorni list ima razdelek, kjer lahko podjetje navede vsa posebna navodila v zvezi s tovorom ali tovorom. V tem razdelku podjetje vključuje seznam vseh številk nakladnic, povezanih z določenim potovanjem. To ladjarju omogoča enostavno sledenje tovoru, ki ga prevaža, in pomaga posadkam določiti, kateri tovor se sprosti na vsakem postanku. Vsi ti manjši nakladnici, znani tudi kot hišni ali osnovni računi, so pritrjeni na zadnji strani glavnega nakladnice za lažje sklicevanje.
Glavni nakladnica vključuje tudi osnovne informacije, vključno z datumom, ko je tovorno podjetje prevzelo pošiljke, in datumom, ko se pričakuje, da bodo dostavljene. V tem dokumentu so tudi navedeni pogoji glede tega, kdo je odgovoren za škodo na posameznem tovoru. Razdelek je lahko rezerviran za pošiljatelje, da zabeležijo morebitno škodo, ki jo opazijo pri nakladanju blaga. Številni od teh računov imajo prostor za podpis predstavnika tovornega podjetja za tovore, kar pomeni, da so bili prejeti v dobrem stanju.
Industrija tovornega prometa se močno zanaša na konsolidatorje ali posrednike, ki se v imenu strank dogovorijo za prevoz blaga s tovornimi podjetji. Glavni nakladnica bo vsebovala kontaktne podatke za posrednika in osnovne stranke ter kontaktne podatke za osebo, ki je določena za prejem blaga.
Končno glavni tovorni list vključuje podroben seznam vsega tovora, ki se prevaža. Ta seznam vključuje predmete iz vseh obremenitev in morda ni organiziran glede na obremenitev. Na primer, če tovorno podjetje prevaža pet palet elektronike za stranko A in pet palet elektronike za stranko B, lahko glavni tovorni list preprosto navede deset primerov elektronike. Ta dokument odraža količine, velikosti, težo in informacije o pakiranju za vsak predmet, ki se prevaža.